Plan de Negocio, Estudio de Viabilidad para la Creación de Empresa en Servicio de Archivo y Gestión Documental en la Ciudad de Yopal Casanare. Nidia Lucely Avendaño Reyes Universidad Santo Tomas Vicerrectoría de Universidades Abierta y a Distancia Facultad de Ciencias y Tecnología Especialización en Gestión para el desarrollo empresarial Yopal - Casanare 2017 Plan de Negocio, Estudio de Viabilidad para la Creación de Empresa en Servicio de Archivo y Gestión Documental en la Ciudad de Yopal Casanare. Nidia Lucely Avendaño Reyes Título a Recibir: Especialista en Gestión Para el Desarrollo Empresarial Director Carlos Gerardo Lozano rodríguez Universidad Santo Tomas Vicerrectoría de universidades abierta y a Distancia Facultad de Ciencias y Tecnología Especialización en Gestión para el Desarrollo Empresarial Yopal - Casanare 2017 Nota de Aceptación _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ Jurado _______________________ Director del Programa Bogotá, Septiembre de 2017 Dedicatoria A la facultad de Ciencias y Tecnología de Posgrados Especialización en Gestión Empresarial de la Universidad Santo Tomas, quienes cada día están en la vanguardia del mercado en la mejora y una educación de calidad. A todos los docentes de la Especialización quienes nos ofrecieron las mejores prácticas educativas y el uso de herramientas académicas valiosas y grandes experiencias de vida en el campo profesional. A toda mi familia y compañeros por la comprensión y el gran apoyo a este gran esfuerzo, durante el desarrollo y el tiempo dedicado al proceso de aprendizaje. Agradecimientos Agradezco a todos los Directivos, docentes y compañeros de la Especialización que de alguna u otra forma participaron durante este proceso durante dos semestres dando cumplimiento a esta Especialización. A todos los docentes que aportaron un gran legado, de conocimientos y sugerencias en el desarrollo de la Especialización. Al docente Carlos Gerardo Lozano Rodríguez por su gran apoyo, tiempo y paciencia en la culminación del proyecto de grado mediante las exigencias de cumplimiento. A Dios y a mi familia por el respaldo que me brindaron durante el proceso de la carrera profesional, el apoyo incondicional y la motivación de hacer un sueño hecho realizad. RAE Titulo Descripción Título del Trabajo Plan de negocio Estudio de Viabilidad para la creación de Empresa en servicio de Archivo y Gestión Documental en la ciudad de Yopal Casanare Autor Nidia Lucely Avendaño Reyes Director Carlos Gerardo Lozano Rodríguez Publicación Bogotá Septiembre 15 de 2017 Facultad – Proyecto Curricular Facultad de Ciencias y Tecnología Palabras Claves Sector empresarial PYMES, Archivo y Gestión Documental, Metodología de Investigación, Estudio de Viabilidad, Variables Descripción Trabajo de Grado que realiza Plan de negocio Estudio de Viabilidad para la creación de Empresa en servicio de Archivo y Gestión Documental en la ciudad de Yopal Casanare. Iniciando con el análisis de los Entornos/sectores, identificando la necesidad actual y la oportunidad de negocio en esta actividad en la región. Mediante el trabajo de campo que se realizó dirigido al sector PYMES se logró identificar el servicio más solicitados por dichas empresas, los precios que ha contratado por cada servicio, por el cual este Estudio muestra un resultado exitoso, ya que en el municipio no hay presencia de un empresa con las mismas características informe obtenido por la Cámara de Comercio del municipio; dando una fortaleza al presente Plan de Negocio. El trabajo se ha desarrollado aplicando los conocimientos adquiridos en la especialización y las herramientas necesarias para el eficaz cumplimiento. Fuentes de información Esta fuentes de fuentes de información hacen parte de la investigación realizada en el proyecto: ARCHIVO GENERAL DE LA NACION . (2000). GESTION ARCHIVISTICA . Obtenido de http://archivisticacolombia.blogspot.com.co/p/propiedades-de-la- informacion.html DANE. (17 de FEBRERO de 2017). TODOS POR UN NUEVO PAIS. Obtenido de http://www.dane.gov.co/index.php/52- espanol/noticias/noticias/3841-producto-interno-bruto-pib-ii- trimestre-2016 Dinero. (29 de agosto de 2016). crecimeinto economico. Obtenido de http://www.dinero.com/economia/articulo/crecimiento-de-la- economia-en-colombia-o-pib-en-el-segundo-trimestre-de- 2016/231326 Documental, G. (10 de Marzo de 1990). Obtenido de https://www.timetoast.com/timelines/evolucion-de-la-gestion- documental-24bfde31-6277-47bd-ba9d-73634e655941 Portafolio. (30 de noviembre de 2014). Caida del petrolio afecta metas . Obtenido de Finanzas : http://www.portafolio.co/economia/finanzas/caida-precio-petroleo- afecta-metas-2015-53920 Contenidos La estructura del proyecto está dividido en los siguientes pasos: Análisis de entornos Micro/Macro: Analiza sectores económicos y sus crecimiento, variables. Estudio de mercado que identifica la demanda, proveedores, precios y la oportunidad de negocio. Estudio / Técnico Operacional: relaciona los procesos y procedimientos del servicio, define la capacidad instalada, adecuaciones del local y la inversión de los activos fijos. Estudio organizacional y Legal: Comprende los requisitos legales para la creación de la empresa para este caso Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S) tramites y Licencias, el proceso de contratación de personal y los requisitos a cumplir basado en las competencias laborales. Pensamiento Estratégico: se establecen las estrategias de mercado necesaria con el fin impulsar e incrementar el número de clientes. Formulación y Evaluación Financiera: se establecen los costos por cada servicio, gastos de personal y administrativos, presupuesto de ventas en pesos y cantidad, capital de trabajo, punto de equilibrio, flujo de caja para los 5 años. Metodología Investigación que se realiza aplicando el Método Cualitativo y Cuantitativo, determinado las características de la muestra sector “PYMES” identificando las necesidades existentes en las empresas teniendo en cuenta que generan un gran volumen de papel y están en la necesidad de manejar tablas de retención clasificando la información histórica, central y de gestión. Mediante el método Cuantitativo permite analizar, clasificar los resultados obtenidos identificando la cantidad de empresas que estarían dispuesta a tomar el servicio en Archivo y Gestión Documental Conclusiones Esta investigación se ha realizado de forma práctica mediante los conocimientos adquiridos en la especialización, dando cumplimiento a la metodología exigida en la estructura del proyecto. Trabajo de grado que ha permitido identificar la viabilidad de la propuesta del plan de negocio mediante el Estudio Técnico, de Mercado, Legal, Operacional y Financiero evidenciando los resultados. Elaborado por: Nidia Lucely Avendaño Reyes Revisado por: Carlos Gerardo Lozano Rodríguez Fecha de elaboración del Resumen Analítico 10 de Septiembre de 2017 Contenido Introducción ................................................................................................................... 13 Planteamiento del problema ......................................................................................... 13 Formulación del Problema ............................................................................................ 15 Justificación ................................................................................................................... 15 Objetivos ........................................................................................................................ 17 Objetivo general ........................................................................................................................... 17 Objetivos Específicos ................................................................................................................. 17 Marco Referencial .......................................................................................................... 18 Marco Teórico ............................................................................................................................... 18 Marco Legal ................................................................................................................................... 18 Marco Conceptual ........................................................................................................................ 20 Marco Geográfico ......................................................................................................................... 20 Marco Temporal ............................................................................................................................ 21 Diseño Metodológico..................................................................................................... 21 2. Análisis de Entornos / Sectores .............................................................................. 21 2.1. Análisis del Macro Entorno ............................................................................................... 21 2.2. Análisis del Micro Entorno ................................................................................................ 23 3. Estudio de Mercados ................................................................................................. 26 3.1 Investigación, Desarrollo e Innovación ........................................................................... 27 3.2 Análisis del Sector Económico.......................................................................................... 28 3.3 Análisis del Mercado ............................................................................................................ 30 3.3.1 Descripción y Análisis del Servicio .............................................................................. 30 3.3.2 Análisis de la Demanda – Consumidor o Cliente ...................................................... 31 3.3.3 Segmentación objetivo del proyecto ............................................................................ 39 3.4 Análisis de la Oferta y de la Competencia ...................................................................... 41 3.4.1. Análisis de los precios, clientes y competencia ...................................................... 41 3.5 Proyección de Venta ............................................................................................................. 42 4. Estudio Técnico operacional .................................................................................... 42 4.1 Ficha técnica........................................................................................................................... 42 4.2 Análisis de Procesos de Producción .............................................................................. 44 4.3 Plan de Producción ............................................................................................................... 48 4.4. Plan de Compras .................................................................................................................. 48 4.5. Análisis de Costos ............................................................................................................... 49 4.6. Análisis de la infraestructura ............................................................................................ 49 5. Estudio Organizacional y Legal ................................................................................ 51 5.1. Estructura Organizacional ................................................................................................. 51 5.3. Costos Administrativos ...................................................................................................... 53 5.4. Tipos de Sociedad ............................................................................................................... 53 5.5. Permisos y Licencias .......................................................................................................... 54 5.6. Impuestos y Tasas ............................................................................................................... 55 6. Pensamiento Estratégico .......................................................................................... 55 6.1. Estrategias de Mercado ...................................................................................................... 55 6.2. Estrategia Organizacional .................................................................................................. 57 6.3. Análisis de Procesos Organizacionales ........................................................................ 58 7. Formulación y Evaluación Financiera (Ver Anexo N° 6) ......................................... 58 8. Conclusiones y Recomendaciones .......................................................................... 59 Bibliografías ................................................................................................................... 61 TABLA DE ANEXOS ANEXO 1 CUESTIONARIO DE LA ENCUESTA APLICADA CUESTIONARIO DE LA ENCUESTA APLICADA .............. 63 ANEXO 2 ANÁLISIS DE LOS PRECIOS, CLIENTES Y COMPETENCIA .................................................................... 67 ANEXO 3 PROYECCIÓN DE VENTA .................................................................................................................... 68 ANEXO 4 ANÁLISIS DE LOS CARGOS ................................................................................................................. 68 ANEXO 5 COSTOS Y GASTOS ADMINISTRATIVOS ............................................................................................. 74 ANEXO 6 FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN FINANCIERA .................................................................................... 75 LISTA DE TABLAS TABLA 1 PYMES EN YOPAL ................................................................................................................................ 26 TABLA 2 DATOS DEL SECTOR ECONÓMICO ....................................................................................................... 29 TABLA 3 SERVICIOS A OFRECER ......................................................................................................................... 31 TABLA 4 TAMAÑO DEL MERCADO .................................................................................................................... 39 TABLA 5 PARTICIPACIÓN DEL SERVICIO EN EL MERCADO ................................................................................. 40 TABLA 6 DEMANDA POTENCIAL ........................................................................................................................ 41 TABLA 7 FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO EN DIGITALIZACIÓN ............................................................................ 42 TABLA 8 FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO EN GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................................ 42 TABLA 9 FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO EN CUSTODIA DE DOCUMENTOS ........................................................ 43 TABLA 10 FICHA TÉCNICA DEL ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ......................................................................... 43 TABLA 11 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DEL SERVICIO EN DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ...................... 44 TABLA 12 RECURSOS NECESARIOS EN EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN ......................................................... 45 TABLA 13 FLUJO GRAMA DEL PROCESO PARA EL SERVICIO EN ASESORÍA INTEGRAL ...................................... 46 TABLA 14 FLUJO GRAMA DEL PROCESO ´PARA EL SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS....................... 47 TABLA 15 FLUJO GRAMA DE PROCESO PARA EL SERVICIO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO ................................ 47 TABLA 16 CAPACIDAD DE SERVICIO .................................................................................................................. 48 TABLA 17 REQUISICIÓN DE INSUMOS Y APROBACIÓN PARA REALIZAR LA COMPRA ....................................... 48 TABLA 18 . FORMATO SELECCIÓN DE PROVEEDORES ...................................................................................... 49 TABLA 19 ADECUACIONES DEL LOCAL .............................................................................................................. 50 TABLA 20 INVERSIÓN DE MÁQUINAS Y EQUIPOS ............................................................................................. 50 TABLA 21 INVERSIÓN DE MUEBLES Y ENSERES ................................................................................................. 50 TABLA 22 PUESTA EN MARCHA ......................................................................................................................... 54 TABLA 23 FACTOR INNOVADOR EN LOS SERVICIOS A OFRECER ....................................................................... 55 TABLA 24 DISEÑO DE ESTRATEGIA .................................................................................................................... 56 TABLA 25 . DISEÑO DE ESTRATEGIA .................................................................................................................. 56 Introducción El desarrollo de la Archivística ha evolucionado en los últimos 10 años por disciplinas como la informática, la administración y la gestión de información; aquí se relaciona el proceso de la gestión documental, gestión electrónica de documentos y gestión de información empresarial; esto gracias a los avances tecnológicos que ha modificado enormemente la forma de almacenar, acceder y el uso de la información de forma efectiva mediante archivo digital. Actualmente las empresas manejan un gran volumen de documentos y necesitan ser controlados y realizar la consulta constantemente en aspectos internos y externos; también en la recuperación de información archivada durante mucho tiempo. En la actualidad gracias al continuo desarrollo de la tecnología digital abre una nueva perspectiva en el campo empresarial, sometiéndose a desarrollar oportunidades de negocios, actividades creativas e innovadoras del día a día, con el propósito de brindar soluciones integrales a las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) del sector privado y público en la economía de la región. El diseño del presente Plan de Negocio, tiene como propósito realizar estudio para establecer la viabilidad y creación de empresa de servicios Archivo y Gestión Documental en la Ciudad de Yopal Casanare, mediante el análisis de los sectores Macro y Micro; así permite clasificar la información relevante para el continuo desarrollo del estudio de Mercados, Técnico/Operacional, Organizacional, Legal y Financiero como base fundamental para la viabilidad del Plan de Negocio. Esta idea surge a partir del estudio a las empresas pequeñas y medianas, ya que tienen la necesidad de organizar, archivar, clasificar y almacenar la información escrita y magnética de manera adecuada, de tal forma que se pueda recuperar fácilmente en el momento que sea necesario. Planteamiento del problema Durante siglos, el desarrollo de la Gestión Documental fue el dominio exclusivo de los administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registros, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel. El sector empresarial del municipio entre el año 2008 y 2014 presenta un continuo crecimiento debido a la bonanza petrolera de la región, siendo la actividad de mayor presencia; para el año 2015 y 2016 esta actividad ha sido afectada debido a la caída internacional del precio de los hidrocarburos en la disminución de la producción en el país (portafolio, 2014). En la ciudad de Yopal el sector privado está conformado por bancos (Bancolombia, Davivienda, Popular, Bogotá, Occidente, Colpatria), empresas de servicios y asesorías por los profesionales de las áreas contables, hotelería y turismo, obras civiles, talento humano entre otras; el sector agropecuario se ha fortalecido en los últimos años, también al sector agrícola mediante el apoyo del gobierno e ideas innovadoras y competitivas que se han desarrollado para este sector productivo. Las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) que desarrollan las diferentes actividades económicas del municipio generan una gran cantidad de papel y su control son dispendioso, siendo esto el gran problema. La Gestión Documental durante siglos, ha sido el dominio exclusivo de los administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas son los libros de registros, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos físicos/papel, así como los ficheros y kárdex; actualmente la tecnología permite implementar nuevas herramientas y sistemas de control, recuperación y clasificación en archivos digitales. El servicio en Archivo y Gestión Documentos actualmente no tiene presencia en la ciudad de Yopal, se manifiesta que se ha obtenido servicio desde la ciudad de Bucaramanga y Bogotá. Actualmente existe la oportunidad de plantear una idea de negocio en la creación de una empresa en Archivo y Gestión Documental con los servicio en digitalización de documentos, Organización de Archivos, Custodia de Documentos y Asesorías Integrales mediante una adecuada tecnología enfocada al desarrollo sostenible y sustentable. Las causas más relevantes que se analizan es la falta de servicio oportuno que brinde solución a una necesidad existente en las PYMES. Antecedentes encontrados: . Los documentos esta organizados por archivos físicos en espacios reducidos . Los documentos no cuentan con tratamiento archivístico creando fondos acumulados. . Deterioro de papel de los documentos . Alto volumen de consulta frecuente . Limitación del espacio físico de organizar los documentos La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal. Formulación del Problema ¿Cuál debe ser el perfil organizacional de una empresa en servicios de Archivo y Gestión Documental en Yopal Casanare? Justificación El proyecto se ha realizado en el diseño de un Plan de Negocio a partir de la iniciativa de emprender este tipo de negocios del sector servicios de la de Economía Colombiana aprovechando las nuevas tecnologías y en la mitigación del impacto ambiental, por ende satisfaciendo una necesidad existente en las PYMES de la Ciudad de Yopal Casanare, teniendo en cuenta que las empresas están obligadas a conservar la documentación por disposiciones legales, de control interno y la conservación de los documentos, en la mayoría son solicitados por los clientes, proveedores e inversionistas. La mayor parte de las empresas tienen la necesidad de guardar sus documentos legales, históricos, centrales y de gestión por el cual deben recurrir a empresas en Archivo y Gestión Documental que le brinde un tratamiento adecuado a los documentos fiscos, ya sea, Organizándolos, Digitalizándolos y/o en custodia con verificación permanente y confiable Mediante el de desarrollo del actual proyecto se busca un beneficio económico, generar empleos directos y entrar al sector empresarial partiendo de una oportunidad de negocio. La importancia de platear el Plan de Negocio es dar fortalecimiento al control de documentos, en la disminución del espacio de archivo, de documento físico / papel a un documento digital; como gran ventaja en la conservación de los documentos y la información obtenida. Si bien es cierto, que el proyecto es viable ya evaluado el estudio de mercado, estudio técnico, estudio legal y organizacional, el plan de negocio ofrece las siguientes ventajas y desventajas: Ventajas . La información se conserva por mucho tiempo (años) en documento digital . Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes rayones y otras eventualidades que pongan en riesgo al documento. . Se puede consultar documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales (tecnológicos). . Disminución del tiempo de búsqueda de un documento . Disminución del espacio en la oficina o lugar de archivo Desventajas . El personal debe ser capacitado constantemente a efectos de realizar un eficiente proceso en la digitalización . No todos los documentos pueden ser digitalizados, se debe respetar los derechos de autor . Continuamente cambia la tecnología, por lo tanto requiere de un presupuesto para cambiar los equipos obsoletos. Alcance de la Propuesta Inicialmente busca la elaboración de una propuesta mediante la investigación y estudio que permita conocer si dicha propuesta es viable o no del Plan de Negocio en Archivo y Gestión Documental en la ciudad de Yopal Casanare en tiempo y duración del Posgrado. Objetivos Objetivo general Determinar la viabilidad de un Plan de Negocio en Archivo y Gestión Documental en la ciudad de Yopal Casanare. Objetivos Específicos . Identificar el tamaño del mercado que requiere el servicio en Archivo y Gestión Documental . Determinar la inversión de los equipos necesarios para el servicio en Archivo Gestión Documental . Realizar un balance de los clientes potenciales del Plan de Negocio . Definir una propuesta valor para los clientes de asesorías en Gestión Documental . Determinar la evaluación financiera que muestre si el proyecto es viable o no. . Establecer las estrategias de mercado que permita recuperar la inversión en menor tiempo Marco Referencial Marco Teórico El presente proyecto representa un modelo de Gestión Empresarial, mediante el cumplimiento de procesos y el planteamiento del Plan de Negocio, así como el desarrollo de la actividad a realizar, soportado en investigaciones realizadas en la Cámara de Comercio de la Ciudad, para conocer realmente el mercado local y su crecimiento. A partir del estudio inicial se identifica oportunidades para este Plan de Negocio que se ilustran en el presente proyecto. Marco Legal Leyes Ley 594 de 2000, conocida como Ley General de Archivos, y en los acuerdos emitidos por el archivo General la Nación, en el artículo 14 de esta ley. Ley 527 Se define y reglamenta el uso de los mensajes de datos, del comercio Electrónico y las firmas digitales, se establecen las entidades de certificación. Ley General de Archivos estipula los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos público y consagra en el parágrafo 1: “la administración pública podrá contratar personas naturales o jurídicas en los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivos”. Ley 4 de 1913 obliga a las entidades oficiales a entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. Ley 47 de 1920, ley de protección de patrimonio documental y artístico. Ley 39 de 1981, microfilmación y certificados de archivos Decretos Decreto 2150 de 1995 prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso del sistema electrónico de archivos y trasmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16,18, 19, 26 y 29). Resoluciones Resolución No. 128 del 28 de Mayo de 2010 por la cual se actualiza la metodología de evaluación de TRD y de TVD y se deroga la resolución 00047 del 13 de Marzo de 2000. Acuerdos Acuerdo No. 002 (enero 23 de 2004) por el cual el consejo directivo del Archivo general de la nación establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. Acuerdo No. 039 (octubre 31 de 2002) por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo de la ley 594 de 2000. Acuerdo No. 042 (octubre 31 de 2002) por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Se regula el Inventario. Acuerdo No. 50 (5 de Mayo de 2000) por el cual se desarrolla el artículo 64 del 20 título VII “conservación de documentos” del reglamento general de archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. Acuerdo No. 49 (5 de mayo de 2000) por el cual se desarrolla el artículo del capítulo 7 “conservación de documentos” del reglamento general de archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. Acuerdo No. 5 (julio 24 de 1997) por el cual se establecen los requisitos mínimos para las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios de organización de archivos, elaboración de tablas de retención documental. Marco Conceptual Esta soportado en investigación real y confiable solicitado en la Cámara de Comercio, para determinar la existencia de negocios con características similares y el segmento de mercado el cual va dirigido el Plan de Negocio: Mercado Objetivo: Denominado también mercado meta, es el mercado al cual se dirige la totalidad de nuestros esfuerzos y acciones de marketing, con la finalidad de que todos se conviertan en clientes reales del producto o servicio (Marketing, 2009). Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación (Archivo, 2000). Digitalización de Documentos: es el proceso mediante el cual se puede almacenar, y consular amplios volúmenes de documentos en imágenes digitales de la forma más sencilla, eficiente y rentable para cualquier empresa (Emprendedores, 2015). Pymes: hace referencia a los grupos de empresas pequeñas y medianas con activos totales superior a 500 SMMLV y hasta 3.000 SMMLV (BANCOLDEX, 2017). Marco Geográfico . Ubicación geográfica del Proyecto . País: Colombia . Ciudad y capital: Yopal . Departamento: Casanare . Temperatura: 26° C° . Extensión total: 2771 km2 . Extensión área urbana:10,47 km2 . Extensión área rural: 2760,53 km2 . Temperatura media: 26° C° C . Distancia de referencia: una distancia de Bogotá de 378 km . Altitud (metro sobre el nivel del mar):350 mt . Población: 113802 . Economía del sector geográfico: su actividad gira al entorno de extracción de hidrocarburo, ganadería y agricultura. Marco Temporal En el marco temporal del plan de negocio, se desarrolla durante un periodo de seis (6). Mediante este periodo se desarrollar las actividades de acuerdo a la metodología de investigación del proyecto a presentar. Diseño Metodológico Método de Investigación aplicado Para el desarrollo de la investigación se aplicó el Método Cualitativo y Cuantitativo, ya que determina la recolección de la información describiendo las necesidades y las problemáticas a investigar, dirigido al sector empresarial PYMES. 2. Análisis de Entornos / Sectores 2.1. Análisis del Macro Entorno Yopal se ubica en el lugar estratégico del Departamento de Casanare, en la región de Orinoquia Colombiana con un extraordinario potencial en el desarrollo económico, técnico y cultural aportando a la economía de la región y el país. Esta ciudad pertenece a una cultura llanera se caracteriza por sus costumbres y tradiciones; estas costumbres y tradiciones se ha ido rompiendo radicalmente por las manifestaciones pluriculturales, los cambios sociales y el mundo moderno. En aspectos demográficos Casanare uno de los 32 departamentos de Colombia, representa el 3.9% del territorio nacional y el 17,55% de la Orinoquia Colombiana. Yopal Capital del Departamento de Casanare, a una temperatura promedio 26 °C, Altura promedio 350 msnm, distancia a Bogotá 387 km, total habitantes aproximadamente 356.438 de 49.091.165 población Colombia, según estadísticas. Cuenta con plan básico de ordenamiento territorial (DANE E. , 2016). Como todo municipio del país enfrenta grandes retos en materia económica, dada la situación económica mundial y fiscal por la que atraviesa el país, su economía gira entorno a la agricultura y la ganadería perteneciendo al sector primario; la ganadería vacuna es la principal actividad económica de la población campesina y ganadera; en cuanto a la agricultura la principal producción es el arroz secano mecanizado, plátano y palma africana, durante los últimos 15 años ha tenido un mayor potencial en la economía de la región siendo el mayor generador de ingresos en el departamento de Casanare; aunque la mayor producción se encuentra en los municipios alrededor, pero si percibe importantes recursos provenientes de los impuestos de las empresas de esta industria que operan en el departamento cuya sede principal se encuentra en Yopal. En esta misma variable económica también se analiza el valor de todos los servicios y mercancías finales que generan las empresas en esta región del país. Para el último trimestre del año 2016, respecto al mismo periodo 2015, el producto interno bruto (PIB) creció 2,0% relacionando el comportamiento de las ramas de las actividades; industria manufactura, establecimientos financieros, seguros, actividades inmobiliarias y servicios a las empresas; actividades de servicio sociales y comunales y personales, entre otras variables esta IPC 1,02% año 2016, tasa de desempleo 9,2% 2016 (DANE, 2017). El plan de negocio “Archivo y gestión documental” está relacionado en la siguiente normatividad como variable legal: La Constitución Política de Colombia mediante la Ley 594 de 2000, conocida como Ley General de Archivos, y en los acuerdos emitidos por el archivo General la Nación, en el artículo 14 de esta ley, Ley General de Archivos estipula los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos público y consagra en el parágrafo 1: “la administración pública podrá contratar personas naturales o jurídicas en los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivos” (Archivo, 2000). Otras leyes que regulan actividad Archivística en Colombia son: Ley 4 de 1913 obliga a las entidades oficiales a entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. Ley 47 de 1920, ley de protección de patrimonio documental y artístico. Ley 39 de 1981, microfilmación y certificados de archivos. En aspectos tecnológicos el plan de negocio se basa en el aprovechamiento de las nuevas tecnologías, como ventaja comparativa y sostenibilidad ambiental en la reducción de papel en las actividades diarias de las empresas. En aspectos macroeconómico, esta variable se puede analizar el valor de todos los servicios, mercancías finales que generan las empresas en esta región del país, para el último trimestre del año 2016, respecto al mismo periodo 2015, el producto interno bruto creció 2,0% relacionando el comportamiento de las ramas de las actividades; industria manufactura, establecimientos financieros, seguros, actividades inmobiliarias y servicios a las empresas; actividades de servicio sociales y comunales y personales, entre otras variables esta IPC 1,02% año 2016, tasa de desempleo 9,2% 2016. (DANE, 2017) 2.2. Análisis del Micro Entorno El sector empresarial (privado) a nivel local está representado por las Micro, Pequeñas, Medianas y grandes empresas del sector primario, secundario y terciario; actividades comerciales, restaurantes, hoteles, entidades financieros, servicio de transporte, exploración de hidrocarburos, comunicación y servicios profesionales (contables, administrativos, derecho, salud). Dado el caso que el sector empresarial en Colombia de acuerdo a la ley Mipymes (Ley 905 de 2004) está clasificado en las Micro entre 1 y 10 empleados, Pequeñas entre 11 y 50 empleados, Medianas entre 51 y 200 empleados, Grandes Empresas 201 o más (COLCIENCIAS, 2015). El servicio de archivo y gestión documental está dirigido a todo tipo de empresas, la cual puede estar interesada en sustituir el manejo y uso de papel por imágenes y archivos digitales que se puedan consultar de manera inmediata y rápida, es posible que en el sector de las Pymes se encuentra el mayor potencial, donde el plan de negocio pretende ofertar sus servicios. De acuerdo a la investigación primaria y la gestión realizada con la Cámara de Comercio de la ciudad de Yopal, el informe de gestión realizado al periodo 1 de 2017, indica que existen 8.769 empresas registradas de las que hace parte 323 pequeñas y 63 mediana empresa por lo anterior se han seleccionado 49 pequeñas y 50 medianas empresas como población objetivo del estudio de mercados de presente plan de negocio. Adicional se evidencia la totalidad de empresas con registro mercantil en esta entidad en el periodo mencionado anteriormente con un total de 11.164 (Comercio, 2016) portando a las diferentes ramas de actividad de los sectores económicos del país. En la totalidad de empresas existentes (11.164) el 22% es Persona Jurídica y el 78% Persona Natural. Entre el 22% se encuentran 164 pequeñas empresas y 222 medianas empresas en el sector de salud, transporte, servicios profesionales, sector de hidrocarburos, sector agropecuario. Cifras que serán favorables para el servicio en de Archivo y Gestión Documental del presente plan de negocio como oportunidad de desarrollar una actividad con procesos innovadores y valor agregado para los clientes. Ya que por su volumen y manejo de documentos requiere implementar un servicio en Archivo y Gestión Documental que permita clasificar, organizar, disminuir costos, tiempo y espacio para el manejo adecuado de los documentos. De conformidad con el Articulo 15 “Programa de Gestión Documental” de la Ley 1712 de 2014 – Ley de transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública, las directrices de articulo serán aplicables a las siguientes personas en calidad de sujetos obligados: a). Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura Estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital. b). Los organismos y entidades estatales independientes o autónomo de control. C). Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas que presten función pública, que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la prestación del servicio público. d). Cualquier persona natural o jurídica, o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función. e). Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos; las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público (ARCHIVO GENERAL DE LA NACION , 2000). A continuación se relaciona las características de las empresas con mayor presencia en la ciudad de acuerdo a la información obtenida. Tabla 1 Pymes en Yopal CÓDIGO TAMAÑO SECTOR / ACTIVIDAD 15111 Mediana empresa Servicios – transporte F4290 Mediana empresa Servicios – obra civil Q8621 Mediana empresa Servicios – salud visual H4923 Medina empresa Servicios- suministros petroleros G4663 Mediana empresa Comercial – ferretería 4210 Mediana empresa Servicios – construcción de carreteras 8691 Mediana empresa Servicios- salud 4659 Mediana empresa Comercial 810 Pequeña empresa Servicios – vigilancia privada 4620 Mediana empresa Producción agrícola 4390 Pequeña empresa Diseño y arquitectura 3311 Mediana empresa Servicios industriales 0112 Mediana empresa Producción agrícola 7110 Medina empresa Consultoría en ingeniería 4754 Pequeña empresa Comercial – venta de colchones 4741 Mediana empresa Comercial – venta y mantenimiento de tecnología 4755 Micro empresa Comercio – supermercados 4766 Micro empresa Comercio – papelerías 4781 Micro empresa Comercio – restaurantes 5511 Pequeña empresa Servicio- hospedaje 5621 Media empresa Servicios – catering 6412 Gran empresa Entidades financieras 6424 Gran empresa Cooperativas financieras 6810 pequeña empresa Inmobiliaria 7310 Pequeña empresa Publicidad 7500 Micro empresa Servicios agropecuarios 7810 Mediana empresa Agencia de empleo 8511 Median empresa Educación Fuente: Cámara de Comercio de Yopal 3. Estudio de Mercados Permite conocer la demanda del servicio que el proyecto ofrece, la muestra poblacional y el segmento objetivo; identificar las necesidades y características de los posibles clientes para el planteamiento de estrategias de promoción y publicidad, los canales de distribución. 3.1 Investigación, Desarrollo e Innovación La metodología de investigación es cualitativa y cuantitativa Investigación con enfoque cuantitativo Su alcance es exploratorio, determinar la viabilidad del plan de negocio; el enfoque cuantitativo permite analizar y determina la oportunidad y los datos positivos para el desarrollo de la propuesta. Investigación con enfoque cualitativo Interpreta y clasificación la información del sector al que pertenece y la actividad económica que desarrolla las empresas, población objeto de estudio el cual va dirigido el estudio. El instrumento a utilizar es la encuesta, la información se recolecta mediante la formulación de las preguntas dirigida a la población estadística de estudio, personas empresas pequeñas y mediana ubicadas en los diferentes sectores de la ciudad de Yopal. Tipo de encuesta . Encuestas personales: . Entrevista directa, el entrevistador se dirige a las empresas que se han seleccionado (87) para realizar es estudio. Características de la encuesta . Formulación de preguntas cerradas . La encuesta es objetiva . La encuesta busca poder la tabular los resultados . La encuesta no toma la población completa, selecciona la una muestra para realizar la investigación Pasos a seguir . Determinar el objetivo de la investigación . Diseño de las preguntas correspondientes a los que se requiere investigar . Asignar la población en la cual irá dirigida la encuesta, para este caso se ha tenido en cuenta una base de datos de la Cámara de Comercio de Yopal. . Establecer el número de encuesta a realizar . Análisis de los resultados . Tabulación de los resultados 3.2 Análisis del Sector Económico De acuerdo a la tendencia de la economía en los últimos 3 años mediante los datos revelados por el DANE, el producto (PIB) de Casanare entre el año 2014 – 2015 creció un 6,4% anual, cifra que represento un avance acelerado en la economía del país, sobrepaso el PIB Nacional (4,4%) aportando al crecimiento de la economía nacional 3,1%; ésta región se ha identificado como el mejor tercer resultado de las últimas décadas (DINERO, 2016). La actividad de mayor desempeño ha sido la extracción de petróleo y gas natural, que aumento de forma moderada y contribuyo al crecimiento económico de la época. La demanda fue impulsada por el consumo de los hogares, para la oferta fue impulsada por los establecimientos financieros, seguro, actividades inmobiliarias y servicio a las empresas, evidenciando un aumento de 4,3%; mientras que el comercio, reparación, restaurantes y hoteles mostró un desempeño favorable (4,1%), construcción (3,9%), para el años 2016 los anteriores indicadores decreció su ritmo de crecimiento con relación a los dos años anteriores, a diferencia a la agricultura, ganadería, obras civiles, caza, silvicultura y pesca mostrando un crecimiento de (3,3%) fundamentado en el significativo crecimiento del cultivo de café relacionado en el PIB en el primer trimestre 2016 (PRODUCTO INTERNO BRUTO, 20161) El plan de negocio pertenece al sector servicio BPO&O por el cual representa un porcentaje en aumento del 4,3% para el último trimestre 2016, representado en el PIB, se espera obtener una participación y desarrollo económico en la región. Tabla 2 datos del sector económico (%) en el crecimiento sectorial Sector 2016 2017 Agricultura 1,5 2,1 Minería -6,9 -1,7 Construcción 2,6 4,2 Edificaciones 2,2 2 Obras Civiles 2,9 5,8 Industria Manufactura 3,8 3,5 Servicios públicos 1,1 3 Comercio 2 2 Servicios sociales 2,1 2 Establecimientos financieros 3,8 3,6 Transporte y comunicaciones 0,8 2,9 PIB 1,9 2,6 Fuente: PIB 2016 Para el sector del plan de negocio BPO&O se evidencia un porcentaje en decrecimiento en comparación al año anterior 2016. Se estimaría una posible consecuencia en la restricción de la economía actual poniendo en alerta este sector en la toma de decisiones a la hora de realizar una inversión como viabilidad del proyecto. 3.3 Análisis del Mercado Necesidad La tecnología se ha convertido en un factor relevante para el adecuado desarrollo de las actividades en las organizaciones del sector empresarial. La necesidad de almacenar, procesar y consultar los documentos de una manera ágil y confiable, sin dejar a un lado la calidad de los procesos de la entidad, hace que la digitalización, la gestión documental y el archivo cada día se vuelva más importante, en cualquier organización, siendo este el soporte para la toma de decisiones, acciones estratégicas para el mejoramiento de los procesos de planeación y control. El archivo, la gestión documental y la digitalización de documentos está dirigida a todo tipo de organizaciones, instituciones educativas, dependencias gubernamentales, industrias entre otras, mediante esta herramienta las empresas tienden a encontrar un manejo óptimo de sus documentos. (DINERO, 2016) Según el PTP (Programas de Transformación Productiva) los servicios en tercerizados por las pymes del sector BPO&O son: BPQ: actividades de back office (administrativos, digitalización, transcripción, gestión documental), finanzas y contabilidad, gestión de cartera, cobranzas, gestión de compras, gestión de recursos humanos (nominas pruebas de ingreso), logística servicio al cliente. (DINERO, 2016) 3.3.1 Descripción y Análisis del Servicio Tabla 3 Servicios a Ofrecer NOMBRE DEL SERVICIO DESCRIPCIÓN Asesoría integral Asesoría en el sistema de gestión documental, manejo de las tablas de retención y su articulación en la operación del negocio, consultoría y auditoría. Digitalización de documentos Consiste en convertir los documentos físicos en un documento digital, de acceso seguro, consulta online a la información en tiempo real, conservando la información histórica y actual que sea de interés para la empresa y sus clientes. Desde 100 hasta 1.000 paginas por día. Custodia de documentos Almacenamiento y custodia de documentos en la nube, su almacenamiento se realiza por GBS igualmente el pago se realiza sobre el mismo. Asignando una clave de ingreso para cada cliente. Organización de Archivo Consiste en organizar los diferentes archivos (históricos, centrales, gestión) que las empresas manejan, se organizan y se cobra por cajas. Fuente: Elaboración Propia 3.3.2 Análisis de la Demanda – Consumidor o Cliente El plan de negocio se proyecta a desarrollar su actividad económica en Yopal, donde se centra el alto porcentaje de las empresas pequeñas y medianas del departamento en los diferentes sectores de la economía de nacional. Mediante la información obtenida por la Cámara de Comercio de Yopal, en el 2017 se encuentran activas 386 Pymes de la totalidad de las empresas matriculadas (11.126) en esta ciudad; pero que a la fecha ha renovado la matricula mercantil 8.769, teniendo en cuenta esta información encontramos la población objeto de estudio donde se han seleccionado 37 empresas pequeñas y 50 empresas medinas para un total de 87 que representa la muestra a investigar; se ha realizado aleatoriamente la elección de la actividad que desarrolla las Pymes. Se realiza un muestreo no probabilístico dirigida a la población más representativa 87 Pymes al mercado objetivo del proyecto donde se indago lo siguiente mediante la encuesta realizada al estudio de mercado. (Anexo formato instrumento). La información que se presenta a continuación corresponde a la tabulación de la encuesta de demanda del servicio en Archivo y Gestión Documental, por la cual se pretende analizar si existe la oportunidad y viabilidad del plan de negocio. Análisis del Trabajo de Campo La ficha técnica e instrumento que se utilizó en el trabajo de campo se encuentra en el anexo N° 1. 1. ¿Conoce usted la importancia de manejar un archivo digital hoy en día dentro de una organización? SI 91% NO 9% De los 87 encuetados, el 91% de los encuestados dicen si conocen la importancia de manejar un archivo digital en la organización, y el 9% no saben la importancia. 2. ¿Actualmente usted maneja dentro de la empresa algún sistema que le permita conocer de manera fácil e inmediata información antigua o reciente a cerca de sus actividades realizadas? Si su respuesta es positiva, mencione cuál sistema utiliza. SI 16% NO 84% Actualmente el 16% de las organizaciones encuestadas si manejan un sistema de gestión documental, el 84% está interesado en adquirirlo. 3. ¿Cuenta con personal capacitado o que tenga conocimientos sobre la manipulación y conservación de los documentos? SI 38% NO 62% El 62% de las empresas no cuentan con personal capacitado en el manejo y conservación de los documentos, el 38% de las empresas han contratado personal competente en este ramo. 4. ¿Conoce los costos de capacitar al personal en cuanto a temas relacionados con el manejo, procesamiento y almacenamiento de archivo? SI 63% NO 37% Si conoce los costos en capacitación de personal en el manejo, procesamiento y almacenamiento de archivos el 63%, el 37% no tiene conocimiento. 5.Dentro de su presupuesto, cuanto estaría dispuesto a invertir para la capacitación de las personas que integrarían el área de archivo: Entre 1001 y 150.000 11% Entre 150.001 y 200.000 28% Entre 200.001 y mas 48% No invertiría en capacitación 8% 0% 20% 40% 60% Entre 1001 y150.000 Entre 150.001y 200.000 Entre 2001 ymas No invertiria encapacitación 11% 28% 48% 8% La inversión que harían los empresarios en capacitar al personal es más de 200.001 con un 48%, el menor porcentaje es de 11% en el rango de 100.001 y 150.000. 6. ¿Usted haría una alianza estratégica con otra empresa de su misma actividad económica con el fin de dar un óptimo y adecuado manejo de los documentos de sus clientes? ¿Por qué? SI 56% NO 44% 56% 44% Si haría una alianza estratégica responde el 56% de los encuestados, el 44% no está interesado. 7. ¿Conoce el costo que manejan otras empresas especializadas en el manejo de archivos? SI 16% NO 84% 16% 84% El 84% no conoce los costos de otras empresas, mientras que el 16% sin tiene conocimientos de los servicios que prestan. 8. ¿Conoce empresas que presten el servicio de manejo de archivo, si la respuesta es positiva cuales conoce? SI 14% NO 86% ¿Cuáles? 5% 0% 20% 40% 60% 80% 100% SI NO ¿Cuáles? 14% 86% 5% El 86% no conoce empresas de servicio en archivo y 14% si conocen un total de 5 Empresas como lo indica la siguiente matriz. EMPRESA CANTIDAD MIC LTDA 1 SERVISOFT S.A 2 SCAD COLOMBIA 2 9. ¿Aproximadamente cuál es el costo que tiende obtener los servicios prestados por la empresa. Teniendo en cuenta el proceso que le realizan como lo es: la manipulación, digitación, digitalización, conservación y seguridad de los documentos archivados. (mensualmente) Entre 800.000 y 1.000.000 20% Entre 1.000.001 y 1.500.000 17% Entre 1.500.001 y 2.000.000 30% Más de 2.000.001 33% El 33% de los empresarios responden que aproximadamente el costo en los servicios señalados se encuentra en más de $2.000.001, seguido de 30% que el costo esta entre $1.500.00 y $2.000.000, mientras que el 20% opina que aproximadamente $800.000 y $1.000.000 y el 17% entre $1.000.0001 y $1.500.000. Estos resultados se obtienen a partir de las necesidades existentes en cada una de las empresas. Respuesta % 10 ¿Cuáles de los siguientes servicios contrataría en su empresa? Asesoría Integral 38 44% Digitalización de documentos 25 29% Custodia de documentos físicos y digitales 18 21% Organización de Archivo 6 7% TOTAL 87 100% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 44% 29% 21% 7% De acuerdo a los resultados en el punto anterior el servicio que más les interesa a los empresarios para su empresa es la asesoría integral con 44% seguido digitalización de documentos con un 29%, custodia de documentos con 21% y por último Organización de Archivo con un 7% siendo el de menor interés por los empresarios. Mediante el trabajo de campo se obtiene un resultado que favorece la proyección del Plan de Negocio, en cuanto a la aceptación de los servicios a ofrecer así como la necesidad de los mismos. 3.3.3 Segmentación objetivo del proyecto Tabla 4 Tamaño del mercado En la tabla anterior se relaciona el tamaño del mercado potencial que estaría dispuesto a tomar el servicio en Archivo y Gestión Documental. Tabla 5 Participación del servicio en el mercado Productos/ServiciosMercado PotencialMercado ObjetivoParticipación esperadaMercado Objetivo en Unidades AnualMeta de MercadoHábitos x Clientes AnualesVentas MensualesVentas unidades /AñoParticipación en el mercadoParticipacion del servicio en relacion del total ofrecidoASOSORIA INTEGRAL87333,00%98339108100,00%63,87% DIGITALIZACIÓN87213,00%4312336100,00%18,71% CUSTODIA DE DOCUMENTOS87163,00%3112224100,00%13,55% ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO8743,00%902112100,00%3,87% TOTAL73,91180,438591518091,48%100,00% PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO Empresas Medianas TOTAL8785%74Informe: base de datos Camara de Comercio de YopalNumero potencial de compradoresEmpresas pequeñas 5037Población Inicial Fuente: Elaboración propia . Demanda potencial Para calcular la demanda potencial se ha utilizado la siguiente formula TMP = MP* CA En donde: MP es el Mercado Potencial, CA es el Consumo (servicio adquirido) Aparente Mensual por cada empresa. El consumo aparente se toma del resultado de la encuesta en la pregunta número 10 que relaciona los servicios a ofrecer. Tabla 6 Demanda Potencial demanda potencial servicios mercado potencial consumo aparente ventas mensuales (unidades) ventas anuales (unidades) asesoría integral 87 38 276 3.306 digitalización de documentos 87 25 181 2.175 custodia de documentos físicos y digitales 87 15 109 1.305 organización de archivo 87 9 65 783 Demanda Ootencia 631 7.569 Fuente: Elaboración propia 3.4 Análisis de la Oferta y de la Competencia 3.4.1. Análisis de los precios, clientes y competencia Se relaciona las empresa de servicio BPO&O en Archivo y Gestión Documental (competencia) ubicados en la ciudad de Cúcuta, Bucaramanga Bogotá, relacionando los servicios que ofrecen con los precios correspondientes (Ver Anexos N°2). 3.5 Proyección de Venta Se proyecta la venta soportada en los resultados del Estudio de Mercado donde permite identificar la demanda potencial. La proyección está relacionada con el porcentaje de crecimiento del sector económico (Ver Anexos N° 3). 4. Estudio Técnico operacional 4.1 Ficha técnica Tabla 7 Ficha Técnica del Servicio en Digitalización ClienteFechad/m/aServicio a prestar Tiempo de actividadDigitalización de Documentos12 página por hora Capacidad por día 1.500 hojas FICHA TECNICA /PROTOCOLO DE SERVICIO EmpresaDescripción del servicio Consiste en convertir una imagen física en un documento digital, seguro y confiable de la información digitalizada, conservación de la información ahorro de tiempo y los costos de almacenamiento en espacios (infraestructura y recurso humano). Elementos ClavesAcceso rápido a la información digital Confiablidad de la información Guarda la información digitalizada en una nube Fuente: Elaboración Propia Tabla 8 Ficha Técnica del servicio en Gestión Documental Fechad/m/aServicio a prestar Tiempo de actividadRequisitos a cumplir Cumplimiento de la norma en gestion documental ley 594 de 2000, y la licencia de Software. 2 horas Asesoria Integral Capacidad por dia Elementos ClavesRealizar seguimiento a la implementacion realizada en la empresa, mediante Manejo de las tablas de retención , clasificar y publicar los documentos según la normatividadControl de Documentos según su historial y volumen4 servecios EmpresaClienteFICHA TECNICA /PROTOCOLO DE SERVICIO Asesoria en el Sistema de Gestión Documental, manejo de las tablas de retención y sus articulación en la operación del negocio, consultoria y auditoria. Descripcion del servicio Fuente: Elaboración Propia Tabla 9 Ficha Técnica del servicio en Custodia de Documentos Fechad/m/aServicio a prestar Tiempo de actividadRequisitos a cumplir Ley 47 de 1920, ley de protección de patrimonio documental y artístico2 horas Custodia de Documentos Capacidad por dia Elementos ClavesConservacion de los documentos historiales y actuales Manejo adecuada de la tecnologia Consulta de los documentos con facilidad 4 servecios EmpresaClienteFICHA TECNICA /PROTOCOLO DE SERVICIO Almacenamiento y custodia de documentos en la nube, su almacenamiento se realiza por GBS, igualmente el pago se realiza sobre el mismo. Asignando una clave de ingreso para cada cliente Descripcion del servicio Fuente: Elaboración Propia Tabla 10 Ficha Técnica del Organización de Archivos Fechad/m/aServicio a prestar Tiempo de actividadRequisitos a cumplir Acuerdo No. 002 (enero 23 de 2004) por el cual el consejo directivo del Archivo general de la nación establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. 3 horas Organización de ArchivoCapacidad por dia Elementos ClavesDocumentos historicosDocuemntos de Gestión Docuemntos centrales 2 servicios EmpresaClienteFICHA TECNICA /PROTOCOLO DE SERVICIO Consiste en organizar los diferentes archivos (históricos, centrales, gestión) que las empresas manejan, se organizan y se cobra por cajas. Descripcion del servicio 4.2 Análisis de Procesos de Producción Tabla 11 Flujo grama del Proceso del Servicio en Digitalización de Documentos Actividad Símbolo Aplicación Ingreso de los documentos a digitalizar Inicio de la actividad Secuencia en cada uno de los procedimientos Conector en la siguiente actividad Selección de los documentos Operación manual Clasificación de los documentos Toma de decisión Captura y digitalización Operación Indexación de la información digitalizada Almacenamiento Almacenamiento de la información digitalizada Alamcenamiento interno Finalización del proceso Fin de la operación Fuente: Elaboración propia En el anterior Flujo Grama indica el proceso del servicio a ofrecer teniendo en cuenta las etapas del proceso. Grafico N° 1: Procedimiento de la Digitalización Selección Clasificación Captura Indexación Acceso a la información digitalizada Almacenamiento Fuente: Elaboración Propia El plan de negocio en Archivo y Gestión Documental, consiste en ofrecer el servicio en digitalización de documentos, asesorías en Gestión Documental, Custodia de Documento Digital y Organización de Archivos. Requiere entre dos y tres persona máximo, no requiere una infraestructura de mayor longitud teniendo en cuenta que se puede realizar en un área que no requiere mayor planta operativa. Tabla 12 Recursos necesarios en el proceso de Digitalización RECURSOS A UTILIZAR EN EL PROCESO PROCESO RECURSOS Selección Físico y humano: personal encargado de la digitalización, espacio para organizar el archivo (documentos), proceso en el que se realiza la selección de documentos para la clasificación para ser digitalizados. Captura y digitalización Escáner Computadora Espacio Software Impresora y fotocopiadora Clasificación Carpetas y Humano: proceso en el que realiza la clasificar la documentación en orden para ser capturada y digitalizada. Indexación Tecnológico y Tecnológico: en este proceso se le da el orden a los archivos digitalizados que aparecen en el ordenador para su respectivo almacenamiento. Almacenamiento Humano y tecnológico: es el proceso de almacenar las imágenes digitales, todos los documentos que se han digitalizado, puede ser en un disco duro, USB, CD o guardado en una Nube. Acceso a la información digitalizada Tecnológico y Humano: último proceso donde se le informa al cliente como buscar de forma segura la información necesaria. Fuente: Elaboración Propia Sistema para el manejo de la información a utilizar SISTEMA CARACTERISTICAS JD Edwards Compañía de software, es un sistema de información ARP con una avanzada capacidad en la gestión de los negocios Fuente: Elaboración Propia Tabla 13 Flujo grama del proceso para el servicio en Asesoría Integral ACTIVIDAD SIMBOLO APLICACIÓN Diagnóstico de la empresa Inicio de la actividad Secuencia en cada uno de los procedimientos Conector en la siguiente actividad Definición de la necesidad Selección el problema de mayor relevancia Planeación de la asesoría a realizar Orgnizar los temas a tratar según el diagnóstico Actividad Realiazcion de la asesoria Finalización Fin de la actividad Fuente: Elaboración Propia Tabla 14 Flujo grama del proceso ´para el servicio de Custodia de Documentos ACTIVIDAD SIMBOLO APLICACIÓN Determinar la cantidad de información a ingresar Inicio de la actividad Secuencia en cada uno de los procedimientos Conector en la siguiente actividad Decisión Definir el costo por el peso en GBS Actividad Docuemntos en custodia Finalización Fin de la actividad Fuente: Elaboración Propia Tabla 15 Flujo grama de proceso para el servicio Organización de Archivo ACTIVIDAD SIMBOLO APLICACIÓN Diagnóstico de la empresa Inicio de la actividad Secuencia en cada uno de los procedimientos Conector en la siguiente actividad Definición de la necesidad Clasificación de los docuemntos según su origen Organización de documentos Orgnizar los temas a tratar según el diagnóstico Finalización Fin de la actividad Fuente: Elaboración Propia 4.3 Plan de Producción Tabla 16 Capacidad de Servicio CAPACIDAD PRESENTACIÓN DE SERVICIO SERVICIOS Por Horas Servicios mensuales Participación servicio en las ventas totales Servicios mensuales reales Servicios anuales Asesoría Integral (hora) 1 250 34,97% 87 1.049 Digitalización de Documentos (horas) 1 250 34,97% 87 1.049 Custodia de Documentos 2 125 17,48% 22 262 Organización de Archivo 3 90 12,59% 11 136 TOTAL 715 100% 2.496 Fuente: Elaboración Propia 4.4. Plan de Compras Tabla 17 Requisición de insumos y aprobación para realizar la compra STOK DE INSUMOS DESCRIPCIÓN USB Elemento que puede ser vendido en el servicio de digitalización, es importante que esté disponible y satisfacer la necesidad del cliente. Resmas de Papel tamaño carta y oficio Cuando se requiera en la digitalización y el documento se fotocopiado para la calidad de la imagen CD Si el cliente lo requiere para guardar la información De mantenimiento Insumos de limpieza de los equipos tecnológicos y herramientas Fuente: Elaboración Propia 4.5. Análisis de Costos Tabla 18 . Formato selección de Proveedores SELECCIÓN DE PROVEEDORES Fecha de solicitud:_____________ Fecha de respuesta:______________ Proveedor Precios Garantía Calidad /Marca Forma de pago Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4 Análisis de los resultados del proveedor seleccionado:_____________________________________________________ Aprobación:_____________________ Firma Autorizada____________________ Fuente: Elaboración Propia Se realiza selección de proveedores con el fin de analizar y seleccionar los costos más asequibles de los insumos a utilizar, mediante la gestión y cotización de acuerdo a la cantidad de insumos solicitados. Es importante contar con mínimo cuatro proveedores con el fin de tener inconvenientes y la disponibilidad de los mismos al momento de realizar la compra. 4.6. Análisis de la infraestructura A continuación se relaciona la inversión previa a la puesta en marcha del proyecto. Tabla 19 Adecuaciones del local ADECUACIONES Detalle Valor Unitario Valor Total Iluminación $30.000 $120.000 Pintura $70.000 $280.000 Manos de obra $1.000.000 $1.000.000 Instalaciones Eléctricas $60.000 $180.000 Estantería Metálica $80.000,00 $640.000 Tapetes antideslizante $80.000,00 $320.000 TOTAL $2.540.000 Fuente: Elaboración Propia Tabla 20 Inversión de Máquinas y Equipos MAQUINA/EQUIPOS Detalle Can Valor Unitario Valor Total Computador 2 $1.100.000 $2.200.000,00 Escáner 1 $5.100.000 $5.100.000,00 Portátil 1 $2.300.000 $2.300.000,00 Fotocopiadora 1 $3.500.000 $3.500.000,00 Teléfono 1 $45.000 $45.000,00 TOTAL $13.145.000,00 Fuente: Elaboración Propia Tabla 21 Inversión de Muebles y Enseres MUEBLES/ENSERES Detalle Cant Valor Unitario Valor Total Escritorio 3 $150.000 $450.000 Sillas tipo oficina 3 $130.000 $390.000 Sala de reuniones 1 $350.000 $350.000 Mesa de trabajo 2 $230.000 $460.000 Mueble Clientes 2 $250.000 $500.000 TOTAL $2.150.000 Fuente: Elaboración Propia 5. Estudio Organizacional y Legal 5.1. Estructura Organizacional Figura 1. Estructura Organizacional del Plan de Negocio GERENTE Contador AREA OPERATIVA AREA ADMINISTRATVIA Y COMERCIAL Administrador Analista de D. y Archivo Asistente Administrativo Auxiliar Digitalizador Fuente: Elaboración propia Se diseña la Estructura Organizacional de Plan de Negocio, con las diferentes áreas que se integran para la prestación de servicio y el eficaz cumplimiento las funciones establecidas. Análisis de cargos (Ver Anexos N°4). De acuerdo a la Estructura Organizacional se diseñan los perfiles y cargo basado en la Gestión por Competencias así como se indica en el Anexo. Proceso de selección y contratación del personal Planeación para iniciar el proceso de selección de personal Figura 2 Planeación para la selección Análisis de la demanda Interno Análisis del aprovisionamiento Pronóstico Externo Identifica los pasos adecuados en cada proceso, definición del perfil, identificación de las fuentes de reclutamiento, que perfiles puede evaluar para aplicar la selección efectiva. A continuación se presenta el proceso de selección por competencias relacionado al plan de negocio. Necesidad de cubrir una posición Elaboración de perfiles Reclutamiento Interno y Externo Análisis de información y preselección Exclusión de candidatos Entrevistas preliminares Exclusión de candidatos Prueba de Conocimientos específicos Exclusión de candidatos Entrevista en profundidad Informe de candidatos finalistas Entrevistas de finalistas y decisión de contratación SELECCIÓN, CONTRATACION Y SEGUIMIENTO 5.3. Costos Administrativos Se establece la estructura de Gastos y Costos Administrativos de acuerdo a la capacidad instalada en la prestación del servicio (Ver Anexos N°5). 5.4. Tipos de Sociedad Empresa Mercantil: Sociedad por Acciones Simplificadas (S.A.S) Razón Social: N&J SERVICES S.A.S Constitución de la S.A.S: a través de Escritura Pública ante Notaria y también por Documento privado, con mínimo un (1) accionista no tiene límite máximo, con un capital libre y negociable, su inscripción se realiza en la Cámara de Comercio del municipio de su domicilio, Desarrollo de la Actividad: Su objeto social se basa en el servicio de archivo y gestión documental para el sector empresarial público y privado. Aspectos Tributarios: es contribuyente y declaran bajo el régimen ordinario los Impuestos sobre las de Ventas, sobre la Renta, IVA y es responsables de los Impuestos de Industria y Comercio en cumplimiento de la Ley 1819 de diciembre de 2016. Aspectos laborales: la contratación se realiza mediante los parámetros del Código sustantivo del Trabajo en su artículo 45 (contratación laboral) por contrato laboral que se establezcan los tres elementos fundamentales (remuneración, subordinación y servicio personal) integrando lo reglamentario seguridad social (salud, pensión, cesanticas). Aspectos Ambientales: Clasificación de los residuos y disposición final (proceso a seguir), los tóner de cambio se entregan a la compañía que realizan el mantenimiento a los equipos, mitigando la contaminación ambiental. 5.5. Permisos y Licencias Tabla 22 Puesta en Marcha Gastos puesta en marcha Permisos $85.000,00 Licencias (Software) $1.339.000,00 Constitución Legal $177.000,00 Total $1.601.000 5.6. Impuestos y Tasas Los elementos a cumplir en el desarrollo de la actividad económica son los siguientes: Declaración de Impuestos Sobre el Valor agregado (IVA) Registro de Cámara y Comercio, renovación anualmente. Impuesto de Industria y Comercio (ICA), anualmente Solicitud del Registro Único Tributario (RUT) en la DIAN 6. Pensamiento Estratégico 6.1. Estrategias de Mercado Tabla 23 Factor Innovador en los servicios a ofrecer FACTOR INNOVADOR DESCRIPCIÓN Diseño del portafolio de servicio Imagen corporativa de la empresa Metodología De entrada y salida de la documentación Evaluación de los procesos de calidad Determina evaluar la información y el procesamiento en cuanto a la manipulación de los documentos al interior de la compañía. Seguimiento al proceso de envío de correspondencia Las áreas de cada proceso tomen las acciones correctas en cada procedimiento. Validación del proceso de gestión documental propuesto Seguimiento y evaluación a la planeación, dirección y control, en la medición de los indicadores de gestión. Como valor agregado hacia los clientes Servicio: Amabilidad, eficiencia y efectividad Servicio personalizado, en menor tiempo, entregando trabajos realizados en tiempo pactado. Ofreciendo las tarifas favorables del mercado Comunicación y relación con los clientes, manteniéndolos informados de las nuevas tecnología en BPO&O. Fuente: Elaboración Propia Tabla 24 Diseño de estrategia Estrategia de Comercialización Costos Objetivo: Distribuir el servicio mediante los canales de comunicación a los actuales y nuevos clientes. $1.000.000 $135.000 Actividad Acciones necesarias Recursos Tiempo Diseño de página web Gestión Comercial Establecer herramientas necesarias Financiero Humanos Tecnológicos 1 mes TOTAL $1.135.000 Fuente: Elaboración Propia Tabla 25 . Diseño de Estrategia Estrategia de Promoción y Publicidad Costos Objetivo: Diseñar campañas publicitarias para dar a conocer el servicio e incrementar las ventas. $350.000 Actividad Acciones necesarias Recursos Tiempo Valla publicitarias Descripción detallada del servicio Fiscos Financieros Humanos Primer mes de apertura Permanente Permanente Distribución personalizada con Brochurs Tarjetas de presentación del servicio Visita a gerentes de cada empresa Nombre de la empresa y el servicio a ofrecer Tecnológicos TOTAL $350.000 Fuente: Elaboración Propia 6.2. Estrategia Organizacional . Misión: N&J SERVICES S.A.S brinda un servicio en Gestión Documental al sector empresarial público y privado, garantizando la conservación y recuperación de los documentos, realizando procesos amigables con el medio ambiente. . Visión: N&J SERVICES S.A.S se proyecta a contribuir al desarrollo económico, social y ambiental logrando posicionarse en el mercado local y nacional, creando valor agregado a nuestros clientes realizando un servicio de calidad con tecnología innovadora y un recurso humano competente. Objetivos del Plan de Negocio . Desarrollar las mejores prácticas empresariales para el crecimiento de la empresa y ser competitivos. . Cumplir la normatividad vigente de la Gestión Documental en Colombia . Obtener un crecimiento en 20% de rentabilidad anualmente Políticas de Calidad N&J SERVICES S.A.S, es una empresa que realiza servicios en Gestión Documental en la digitalización de documentos, asesorías integrales, archivo fotográfico y custodia de documentos físicos y digitales. Para dar cumplimiento a estos servicios, la empresa se compromete a: . Logra la satisfacción del cliente, cumpliendo plenamente los requerimientos de calidad, tiempo y costo. . Cumplir las Leyes, Reglamentos y Requisitos Obligatorios que contiene la Gestión Documental vigentes en Colombia. . Promover la comunicación efectiva entre las partes (cliente – empresa). . Promover la mejora continua basada en la medición de resultados. 6.3. Análisis de Procesos Organizacionales El Mapa de Proceso del Plan de Negocio en Archivo y Gestión Documental muestra el conjunto de actividades que se interrelacionan entre sí con el fin de transformar los elementos de entrada y salida mediante la gestión eficiente de los recursos como; Recursos Humanos, Financieros, Insumos y una infraestructura adecuada con el objetivo de satisfacer a los clientes (Ver la siguiente Grafica). MAPA DE PROCESOS SATISFACCION DEL CLIENTE OPERATIVO SOLICITUD DEL CLIENTE ESTRATEGICO SERVICIO DE ASESORIA SERVICIO DE DIGITALIZACION SERVICIO DE ASESORIA SERVICIO ARCHIVO FOTOGRAFICO INFRAESTRUCTURA EQUIPOS TECNOLOGICOS TALENTO HUMANO 7. Formulación y Evaluación Financiera (Ver Anexo N° 6) El desarrollo de la estructura financiera evidencia que el proyecto planteado si es viables, principalmente como lo muestra el punto de equilibrio en el primer año (ver anexos) donde se presupuesta vender 715 servicios para obtener un margen de utilidad de 63,77% cubriendo los costos fijo y variable de forma exacta para determinar el punto de equilibrio en pesos. En relación con el flujo de caja, con una inversión inicial de $27.020.951 millones de pesos donde presenta una positiva evolución desde el primer año evaluado, con un flujo de caja libre de $ 5.948.226 continuando los siguientes 3 años hasta el último año de proyección (año 5) con un flujo de aja libre de $ 19.558.280 siendo muy positivo para el inversionista. 8. Conclusiones y Recomendaciones Conclusiones El objetivo de este proyecto era realizar estudio de viabilidad para la creación de Empresa en Servicio de Archivo y Gestión Documental en la ciudad de Yopal Casanare. Este objetivos ha logrado en primera instancia por que se estableció la Viabilidad como lo indica el desarrollo del proyecto y sobre todo la evaluación financiera mediante los resultados finales donde la TIR es del 28%, la cual es mayor que la CAPM (TIO) con un 21,81% en relación a la Tasa libre de riesgo TES (anual) 6,15% y la Tasa de mercado 19,36%. Indicadores Financieros Tasa libre de riesgo TES (anual) 6,15% Tasa de mercado 19,36% Beta Actividad económica 1,1851Otras actividades de servicios comunitarios sociales y empresariales CAPM (TIO) 21,81% VPN 4.701.423,91 TIR 28% Ya establecido los anteriores indicadores financieros se determina la Viabilidad del proyecto y su ejecución. Recomendaciones Teniendo en cuenta que el proyecto es viable, los inversionistas, empresarios o emprendedores del Actual Plan de Negocio, deben enfocarse en la mejora continua en el desarrollo de las estrategias innovadoras mediante las herramientas tecnológicas que generen productividad y entregando a sus clientes un servicio confiable, oportuno que funcione de manera efectiva hacia la expansión del negocio e integrar nuevos mercados. Bibliografías ARCHIVO GENERAL DE LA NACION . (2000). GESTION ARCHIVISTICA . Obtenido de http://archivisticacolombia.blogspot.com.co/p/propiedades-de-la- informacion.html Archivo, L. G. (14 de Julio de 2000). Ministerio de Comercio. Obtenido de https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf BANCOLDEX. (11 de sep de 2017). Banco de Comercio Ecterior de Colombia. Obtenido de https://www.bancoldex.com/Sobre-pymes/Que-es-Pyme.aspx Casanare, C. d. (2017). 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(29 de agosto de 2016). crecimeinto economico. Obtenido de http://www.dinero.com/economia/articulo/crecimiento-de-la-economia-en-colombia- o-pib-en-el-segundo-trimestre-de-2016/231326 DINERO. (2 de 04 de 2016). REVISTA DINERO. Obtenido de EMPRENDIMIENTO : http://www.dinero.com/emprendimiento/articulo/la-subcontratacion-en-las- empresas-colombianas/218800 Documental, G. (10 de Marzo de 1990). Obtenido de https://www.timetoast.com/timelines/evolucion-de-la-gestion-documental- 24bfde31-6277-47bd-ba9d-73634e655941 EMPRENDEDORES. (10 de 11 de 2015). google. Obtenido de google: http://rosarioruizvazquez.blogspot.com.co/2011/04/concepto-de- digitalizacionproceso-de.htm Gerencia.com. (30 de Marzo de 2015). Obtenido de http://www.gerencie.com/la- importancia-de-hacer-un-estudio-de-mercado.html Marketing. (Viernes, 9 de Marzo de 2009). Tendencias del Marketing. Obtenido de http://markegruop.blogspot.com.co/2009/03/mercado-potencial-vs-mercado- objetivo.html portafolio. 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Obtenido de http://www.servisoft.co/blog/page/3/ Anexo 1 Cuestionario de la encuesta aplicada Cuestionario de la encuesta aplicada MICRO EMPRESA PRODUCCIONINDUSTRIATECNICO PEQUEÑA EMPRESA MANUFACTURAGANADERIATECONOLOGO MEDIANA EMPRESASERVICIOS COMERCIOPROFESIONAL INGENIERIAGRAN EMPRESACOMUNICACIONES PROFESIONAL ADMINISTRACION MULTINACIONALSERVICIOS SALUDPROFESIONAL CONTABILIDAD NIVEL EDUACIVO DEL ENTREVISTADOTIPO DE EMPRESA :DIRECCION: FICHA TECNICA DE LA ENCUESTAOTROS : EMPRESA SECTOR ECONOMICO / EMPRESA ACTIVIDAD ECONOMICA /EMPRESA Muestra: 87 Encuetas realizadas INDICASIONES: Preguntas cerradas Leer o escuchar cada pregunta, para dar una respuesta acertada que facilite el estudio. RESPONDIDA POR: __________________________________________________________________ __________ CARGO: __________________________________________________________________ __________ FECHA: __________________________________________________________________ __________ Conoce usted la importancia de manejar un archivo digital hoy en día dentro de una organización. SI NO Actualmente usted maneja dentro de la empresa algún sistema que le permita conocer de manera fácil e inmediata información antigua o reciente a cerca de sus actividades realizadas. Si su respuesta es positiva, mencione cuál sistema utiliza. SI NO Cual______________________________________________________________ _____________ ¿Cuenta con personal capacitado o que tenga conocimientos sobre la manipulación y conservación de documentos? SI NO Conoce los costos de capacitar al personal en cuanto a temas relacionados con el manejo, procesamiento y almacenamiento de archivo. SI NO Dentro de su presupuesto, cuanto estaría dispuesto a invertir para la capacitación de las personas que integrarían el área de archivo: a. Entre 60.000 y 100.000 b. Entre 100.001 y 150.000 c. Entre 150.001 y 200.000 d. Más de 200.001 e. No invertiría en capacitación 5. Usted haría una alianza estratégica con otra empresa de su misma actividad económica, con el fin de dar un óptimo y adecuado manejo de los documentos de sus clientes. SI NO ¿Por qué? ___________________________________ Conoce el costo que manejan otras empresas especializadas en manejo de archivo. SI NO Conoce empresas que presten el servicio de manejo de archivo, si su respuesta es positiva mencione cuales conoce. SI NO Cuales _______________________________ Aproximadamente cual es el costo que tiene obtener los servicios prestados por la empresa. Teniendo en cuenta el proceso que le realizan como lo es: la manipulación, digitación, digitalización, conservación y seguridad de los documentos archivados. (Mensualmente) a. Entre 800.000 y 1.000.000 b. Entre 1.000.001 y 1.500.000 c. Entre 1.500.001 y 2.000.000 d. Más de 2.000.001 ¿Cuáles de los siguientes servicios contrataría en su empresa? a). Asesoría integral b). Digitalización de documentos c). Custodia de documentos físicos y digitales d). Organización de Archivos GRACIAS POR PARTICIPAR Responsable de la encuesta – NIDIA AVENDAÑO Anexo 2 Análisis de los Precios, Clientes y Competencia ANÁLISIS DE LA OFERTA Y LA COMPETENCIA Tipo de empresa Ubicación Servicio que ofrece Tecnología que usa Precios Valor agregado Debilidades SCAD COLOMBIA Bogotá Gestión documental Digitalización de documentos Políticas de tratamiento de datos Línea de escáneres Fujitsu Escáner especializados para el tratamiento de los documentos y tecnologías automatizadas 1 $50.000 por persona capacitación. 2..$800 por hoja Soluciones innovadoras Servicio de calidad Nuevas tecnologías Expansión de la demanda a nivel nacional SERVISOFT S.A Cúcuta Gestión documental Alquiler y venta escáner Digitalización de archivos Atención y soportes técnicos Escáner automatizado Software y Hardware de gestión documental $150.000 $350.000 $250 $60.000 Instalación de licencias a los productos Calidad de servicio Situación económica del país MIC LTDA Bogotá Gestión documental Venta de hardware Venta de software Mantenimiento de computadoras $60.000 control de archivos $282.000 Entre $60.000 y 140.000 Servicio virtual Expansión del mercado Cambios económicos Fuente: Elaboración propia Anexo 3 Proyección de venta VENTAS ANUALES EN CANTIDADES CRECIMIENTO 2% MENSUAL Y 24% X AÑO PRECIO X UND AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5 SERVICIOS UNIDADES UNIDADES UNIDADES UNIDADES UNIDADES Asesoría Integral $159.000 250 255 260 265 271 Digitalización de Documentos x100 hojas $185.000 250 255 260 265 271 Custodia de Documentos (250 gbs) $189.000 125 128 130 133 135 Organización de Archivo x 4 cajas $160.000 90 92 94 96 97 TOTAL 715 729 744 759 774 VENTAS ANUALES POR SERVICIO EN PESOS CRECIMIENTO 27% X AÑO PRECIO X UND AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5 SERVICIOS CANT. EN $ CANT. EN $ CAN. EN $ CAN. EN $ CANT. EN $ Asesoría Integral $159.000 $39.750.000 $43.172.316 $46.889.280 $50.926.259 55.310.806 Digitalización de Documentos x 100 hojas $185.000 $46.250.000 $50.231.940 $54.556.709 $59.253.824 64.355.341 Custodia de Documentos (250 gbs) $189.000 $23.625.000 $25.659.018 $27.868.157 $30.267.494 32.873.404 Organización de Archivo x 4 cajas $16.000 $14.400.000 $15.639.782 $16.986.305 $18.448.758 20.037.122 TOTAL $124.025.000 $134.703.056 $146.300.451 $158.896.334 172.576.673 Anexo 4 Análisis de los Cargos Cargo N° 1 MANUAL ESPECIFICAS DE FUNICONES Y COMPETENCIAS LABORALES PERFIL POR COMPETENCIAS 1. DATOS GENERALES DEL CARGO NOMBRE DEL PUESTO Gerente General ÁREA A LA QUE PERTENECE Gerencial CARGO DEL JEFE INMEDIATO Junta Directiva SUELDO MENSUAL Entre $1.500.000 2. MISIÓN DEL CARGO Ejecutar las disposiciones trazadas por la Junta Directiva, Orientar estratégicamente a todas las áreas de la empresa y como tal ejercer la representación administrativa, comercial, jurídica y financiera, debe definir las políticas y directrices para el direccionamiento del Talento Humano así como también los recursos económicos y financieros, técnicos y tecnológicos, garantizando la eficiencia y la eficacia de los costos, beneficios y oportunidad de crecimiento de la empresa con el propósito de lograr el objetivo de la empresa. 3. DIMENSIÓN ETICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las políticas y directrices poniendo en práctica las conductas y normas de ética profesional, en la información confidencial, en las políticas de pago, obligaciones y responsabilidades de la empresa de tal manera que sus acciones no atenten en contra el Código de Ética de la empresa. 4. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ECENCIALES 1. Diseñar las políticas administrativas de la empresa, gestionar los proyectos que sean factibles y viables para la empresa. 2. Dirigir el régimen interno y su administración, garantizando que sus actividades se efectúen de conformidad con la ley, los estatutos y los acuerdos de la junta directiva. 3. Dirigir las relaciones públicas de la empresa en las propuesta de negocio que sea necesario presentar a las diferentes entidades públicas y privadas 4. Dar cuenta a la Junta Directiva de todo el desarrollo de las actividades comerciales, financieras y operativas de la empresa 5. Cumplir y hacer cumplir las políticas y directrices en todas las áreas de la empresa 6. Velar por le eficaz cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa 7. Garantizar los recursos a todo el personal y las condiciones apropiadas para realizar su trabajo, motivándolos a dar un desempeño que se identifiquen con los objetivos corporativos. 8. Tener efectividad y cumplimiento en todas las funciones 9. Dar cumplimiento a las funciones adicionales al cargo asignadas 5. CRITERIOS DE DESEMPEÑO – COMPETENCIAS No Exigidos Bajos Medios Altos . Gestión de los recursos necesarios para el logro del objeto misional . Cumplimiento del plan estratégico diseñado . Nivel de Liderazgo . Negociación y manejo de conflictos . Pensamiento Estratégico . Dirección y Delegación . Trabajo en Equipo 6. CONOCIMIENTOS BASICOS ECENCIALES . Globalización . Administración Financiera . Manejo y control de personal Conocimiento de las normas de archivo y gestión documental 7. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional Titulado en Administración de Empresas, Comercial, Economía en carreras afines con el objeto social de la empresa. Tres (3) años en el nivel directivo, conocimientos en procesos comerciales, financieros, administrativos, sistemas operativos y tecnológicos en el sector privado. 8. COMPETENCIAS DEL PUESTO (ACTITUDES) 1. Cultura Organizacional 2. Estándares de Calidad Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Cargo N° 2 MANUAL ESPECIFICAS DE FUNICONES Y COMPETENCIAS LABORALES PERFIL POR COMPETENCIAS 1. DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO Técnico Digitalizador y verificador de Documentos ÁREA A LA QUE PERTENECE Operativa CARGO DEL JEFE INMEDIATO Administrador SALARIO Entre 800.000 - $1.200.000 2. MISIÓN DEL CARGO Ejecuta actividades de Archivo y Gestión Documental en la empresa, Garantizar los procesos y normatividad archivística cumpliendo cada una de las etapas como: captura, verifica, digitaliza y actualiza la información en el sitio indicado por el cliente. 3. DIMENSIÓN ETICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las normas y políticas de la empresa con responsabilidad, confidencialidad y veracidad en pro de la información obtenida. 4. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ECENCIALES 1. Diseñar y ejecutar la aplicación de sistema, procedimientos e instructivos que faciliten y optimicen el manejo de la documentación a procesar. Ejecutar la recepción, clasificación, registro, distribución y custodia de la documentación que ingresa a la empresa. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos para la administración de la documentación y archivos digitalizados. Emite informes de la documentación digitalizada Elabora la certificación de la digitalización bajo las normas y leyes vigentes Cumplir las normas y políticas que exige la digitalización y archivos Verificar los documentos antes de digitalizarlos Elaborar informes de su actividad cuando el proceso haya terminado. Realizar otras tareas asignadas que contribuyan al logro del objeto de la empresa 5. CRITERIOS DE DESEMPEÑO - COMPETENCIAS No Exigidos Bajos Medios Altos Servicio al cliente Organización de Archivos Trabajo en equipo Manejo de base de datos Concentración 6. CONOCIMIENTOS ECENCIALES Planificación, gestión y archivo documental Técnicas de conservación documental Manejo y control de documentos 7. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional Gestión Documental y Archivo, ejecución de procesos Técnico en Archivo y Administrativo estudios a fines con el objeto social de la empresa. Dos (2) años en el manejo de archivo, control de documentos y digitalización, informática y manejo de base de datos. 8. COMPETENCIAS DEL PUESTO (ACTITUDES) Generación de ideas Manejo de equipos tecnológicos y organización de la información Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Cargo N° 3 MANUAL ESPECIFICAS DE FUNICONES Y COMPETENCIAS LABORALES PERFIL POR COMPETENCIAS 1. DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO Auxiliar Digitalizador y Verificador de Documentos ÁREA A LA QUE PERTENECE Operativa CARGO DEL JEFE INMEDIATO Técnico Digitalizador y verificador de Documentos SALARIO Entre $750.000- $800.000 2. MISIÓN DEL CARGO Ejecutar actividades de apoyo en recibir y despachar archivos cumpliendo el debido proceso (clasificar, digitalizar, entregar). 3. DIMENSIÓN ETICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las normas y políticas de la empresa con responsabilidad, confidencialidad y veracidad en pro de la información obtenida. 4. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ECENCIALES 1. Dar apoyo a los procedimientos e instructivos que faciliten el manejo de la documentación. 2. Recibir la documentación a digitalizar 3. Clasificar y codificar los documentos digitalizados 4. Mantener en orden los documentos en proceso de digitalización 5. Llevar un registro de manera organizada de la entrada y salida de los documentos 6. Realizar el escáner de los documentos 5. CRITERIOS DE DESEMPEÑO - COMPETENCIAS No Exigidos Bajos Medios Altos Servicio al cliente Organización de Archivos Trabajo en equipo Manejo de base de datos Concentración 6. CONOCIMIENTOS ECENCIALES Digitalización de documentos Archivos Digitales Operaciones manejo de base de datos Redacción y ortografía 7. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Nivel Técnico en Gestión Documental y Archivo, Técnico en Archivo y Administrativo estudios a fines con el objeto social de la empresa. Un (1) año en el manejo y Clasificación y Digitalización de Documentos, Atención al Cliente, Técnicas de Archivo. 8. COMPETENCIAS DEL PUESTO (ACTITUDES) Redactar informes técnicos Manejo de equipos y programas informáticos Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Anexo 5 Costos y Gastos Administrativos Gastos de Administración Valor mensual Valor Año 1 Valor Año 2 Valor Año 3 Valor Año 4 Valor Año 5 Arrendamiento $600.000 $7.200.000 $7.666.560 $8.163.353 $8.692.338 $9.255.602 Servicios de Energía $120.000 $1.440.000 $1.533.312 $1.632.671 $1.738.468 $1.851.120 Servicios de Acueducto $18.000 $216.000 $229.997 $244.901 $260.770 $277.668 Servicios de Internet $95.000 $1.140.000 $1.213.872 $1.292.531 $1.376.287 $1.465.470 Total x Año $833.000 $9.996.000 $10.643.741 $11.333.455 $12.067.863 $12.849.861 Anexo 6 Formulación y Evaluación Financiera Costos de Venta/servicio PRESUPUESTOS DE COSTOS Servicio 1 Asesoría Integral Detalle Unidad de compra Costo por unidad de compra Consumo Costo Unitario Año 1 Costo Unitario Año 2 Costo Unitario Año 3 Costo Unitario Año 4 Costo Unitario Año 5 Brochure Paquete*10 $25.000 0,10 $2.500 $2.662 $2.834 $3.018 $3.214 Mano de obra Mes $737.717 0,10 $73.772 $78.552 $83.642 $89.062 $94.834 Costo Unitario 76.272 81.214 86.477 92.080 98.047 Unidades vendidas 250 255 260 265 271 Costo Total $19.067.925 $20.709.597 $22.492.611 $24.429.134 $26.532.385 Servicio 2: Digitalización de Documentos Detalle Unidad de compra Costo por unidad de compra Consumo Costo Unitario Año 1 Costo Unitario Año 2 Costo Unitario Año 3 Costo Unitario Año 4 Costo Unitario Año 5 USB 1 de 8 GBS $5.500 1 $5.500 $5.856 $6.236 $6.640 $7.070 Mano de Obra Mes $737.717 0,03 $24.591 $26.184 $27.881 $29.687 $31.611 CD pauete *50 $3.800 1 $3.800 $4.046 $4.308 $4.588 $4.885 Cinta Microfilm Rollo $6.500 1 $6.500 $6.921 $7.370 $7.847 $8.356 Costo Unitario $40.391 $43.008 $45.795 $48.762 $51.922 Unidades Vendidas 250 255 260 265 271 Costo Total $10.097.642 $10.967.008 $11.911.224 $12.936.732 $14.050.533 Servicio 3: Custodia de Documentos Digital Detalle Unidad de compra Costo por unidad de compra Consumo Costo Unitario Año 1 Costo Unitario Año 2 Costo Unitario Año 3 Costo Unitario Año 4 Costo Unitario Año 5 Insumos Internet Mes $90.000 0,08 $7.500 $7.986 $8.503 $9.055 $9.641 Mano de obra Mes $737.717 0,08 $61.476 $65.460 $69.702 $74.219 $79.028 Costo Unitario $68.976 $73.446 $78.205 $83.273 $88.669 Unidades Vendidas 125 128 130 133 135 Costo Total $8.622.052 $9.364.376 $10.170.612 $11.046.261 $11.997.299 Servicio 4: Organización de Archivo Detalle Unidad de compra Costo por unidad de compra Consumo Costo Unitario Año 1 Costo Unitario Año 2 Costo Unitario Año 3 Costo Unitario Año 4 Costo Unitario Año 5 Cajas Paquete x 12 $18.000 0,08 $1.500 $1.597 $1.701 $1.811 $1.928 Guantes Paquete x 12 $3.800 0,08 $317 $337 $359 $382 $407 Tapaboca Paquete x 12 $3.800 0,08 $317 $337 $359 $382 $407 Mano de Obra Mes $737.717 0,08 $61.476 $65.460 $69.702 $74.219 $79.028 Costo Unitario $63.610 $67.732 $72.121 $76.794 $81.770 Unidades vendidas 90 92 94 96 97 Costo Total $5.724.878 $6.217.767 $6.753.091 $7.334.506 $7.965.977 Punto de Equilibrio Producto Ventas cantidades año 1 % participación Precio de Venta Unitario Costo Variable Unitario Costos Fijos Margen de contribución Margen de utilidad Punto de equilibrio cantidades Punto de equilibrio pesos Asesoría Integral 250 35% $159.000 $76.272 $21.217.590 48% 52% 256,47 40.779.236 Digitalización de Documentos x 100 h 250 35% $180.000 $40.391 $21.217.590 22% 78% 151,98 27.356.076 Custodia de Documentos 125 17% $189.000 $68.976 $10.608.795 36% 64% 88,39 16.705.569 Organización de Archivo x 4 cajas 90 13% $160.000 $63.610 $7.638.332 40% 60% 79,24 12.679.013 TOTAL 715 100% $688.000 $249.248,43 $60.682.308,00 36,23% 63,77% 576,08 97.519.893 Gastos y Costos Fijos 60.682.308,00 Presupuesto de venta en cantidad y peso PRESUPUESTO DE VENTA EN CANTIDADES CRECIMIENTO 2% MENSUAL Y 24% X AÑO PRECIO X UND AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5 SERVICIOS UNIDADES UNIDADES UNIDADES UNIDADES UNIDADES Asesoría Integral $159.000 250 255 260 265 271 Digitalización de Documentos x100 hojas $185.000 250 255 260 265 271 Custodia de Documentos (250 gbs) $189.000 125 128 130 133 135 Organización de Archivo x 4 cajas $160.000 90 92 94 96 97 TOTAL 715 729 744 759 774 Crecimiento Sector 2% Servicios Año1 Año2 Año3 Año4 Año5 Asesoría Integral $159.000 $169.303 $180.274 $191.956 $204.395 Digitalización de Documentos x100 hojas $185.000 $196.988 $209.753 $223.345 $237.818 Custodia de Documentos (250 gbs) $189.000 $201.247 $214.288 $228.174 $242.960 Organización de Archivo x 4 cajas $160.000 $170.368 $181.408 $193.163 $205.680 Inflación 6,48% PRESUPUESTO DE VENTAS PESOS CRECIMIENTO 27% X AÑO PRECIO X UND AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5 SERVICIOS CANT. EN $ CANT. EN $ CAN. EN $ CAN. EN $ CANT. EN $ Asesoría Integral $159.000 $39.750.000 $43.172.316 $46.889.280 $50.926.259 55.310.806 Digitalización de Documentos x 100 hojas $185.000 $46.250.000 $50.231.940 $54.556.709 $59.253.824 64.355.341 Custodia de Documentos (250 gbs) $189.000 $23.625.000 $25.659.018 $27.868.157 $30.267.494 32.873.404 Organización de Archivo x 4 cajas $16.000 $14.400.000 $15.639.782 $16.986.305 $18.448.758 20.037.122 TOTAL $124.025.000 $134.703.056 $146.300.451 $158.896.334 172.576.673 Amortización Valor del Préstamo $9.000.000 Interés anual 14,40% Plazo - Años 5 Periodo Saldo Interés Cuota Amortización 0 $9.000.000 1 $7.649.200 $1.296.000 -$2.646.800 -$1.350.800 2 $6.103.885 $1.101.485 -$2.646.800 -$1.545.315 3 $4.336.045 $878.960 -$2.646.800 -$1.767.840 4 $2.313.636 $624.391 -$2.646.800 -$2.022.409 5 $0 $333.164 -$2.646.800 -$2.313.636 Flujo de Caja a 5 años ESTADO DE FLUJO DE CAJA Conceptos Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Ventas $ 124.025.000 $ 134.703.056 $ 146.300.451 $ 158.896.334 $ 172.576.673 Total Ventas $ 124.025.000 $ 134.703.056 $ 146.300.451 $ 158.896.334 $ 172.576.673 Costo de Producción $ 43.512.496 $ 47.258.748 $ 51.327.537 $ 55.746.633 $ 60.546.195 EBITDA $ 80.512.504 $ 87.444.308 $ 94.972.913 $ 103.149.701 $ 112.030.478 Interés (-) $ 1.296.000 $ 1.101.485 $ 878.960 $ 624.391 $ 333.164 Depreciación (-) $ 1.529.500 $ 1.529.500 $ 1.529.500 $ 1.529.500 $ 1.529.500 UTILIDAD BRUTA $ 77.687.004 $ 84.813.323 $ 92.564.454 $ 100.995.811 $ 110.167.814 Gastos Administrativos $ 9.996.000 $ 10.643.741 $ 11.333.455 $ 12.067.863 $ 12.849.861 Gastos de Personal $ 43.686.408 $ 46.517.287 $ 49.531.607 $ 52.741.256 $ 56.158.889 Gastos de ventas $ 6.999.900 $ 6.444.946 $6.862.578 $ 3.607.114 $ 3.840.855 Gastos de puesta en marcha $ 1.601.000 Total Gastos Operacionales $ 60.682.308 $ 63.605.974 $ 67.727.641 $ 68.416.232 $ 72.849.604 UTILIDAD OPERACIONAL $ 17.004.696 $ 21.207.350 $ 24.836.813 $ 32.579.579 $ 37.318.210 Ingresos No Operacionales Depreciación (+) $ 1.529.500 $ 1.529.500 $ 1.529.500 $ 1.529.500 $ 1.529.500 Amortización (+) $ 2.646.800 $ 2.646.800 $ 2.646.800 $ 2.646.800 $ 2.646.800 UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS $ 12.828.396 $ 17.031.050 $ 20.660.514 $ 28.403.279 $ 33.141.911 Impuesto de Renta $ 4.233.371 $ 5.620.247 $ 6.817.969 $ 9.373.082 $ 10.936.830 Adecuaciones $ 2.540.000 Inversión fija $15.295.000 Inversión Capital de Trabajo $ - 1.415.049 Deuda por pagar (+) $ 9.000.000 $ 2.646.800 $ 2.646.800 $ 2.646.800 $ 2.646.800 $ 2.646.800 Flujo de Caja Libre $ - 27.020.951 $ 5.948.226 $ 8.764.004 $ 11.195.744 $ 16.383.397 $ 19.558.280