Implementación de aplicación web con acceso a base de datos para manejo de inventario de la empresa Orange Business Services Colombia S.A

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2020-09-09Author
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- GED [36]
Abstract
Para los practicantes de la empresa Orange Business Services deben desempeñar varias labores, pero una de las más importantes es la de mantener en orden y al día el inventario interno de la empresa, actualmente el registro de este inventario se maneja por medio de 4 hojas de cálculo de Excel que son: entrada de equipos nuevos, salida de equipos nuevos, entrada de equipos usados y salida de equipos usados. Normalmente cuando llegan equipos nuevos a la empresa los practicantes se encargan de recibirlos verificando que todo esté en perfecto estado y la información como el modelo del equipo, marca, orden de compra y serial coincida con lo que se esperaba, esta información es la que se almacena en el inventario de entrada de equipos nuevos con la ubicación en donde se vaya almacenar en bodega. En los casos de que se necesite realizar una salida de estos equipos se toma la información que se encuentra en el registro de entrada equipos nuevos y se desplaza al de salida de equipos nuevos con la fecha en que salió. Para el proceso de equipos usados es bastante similar la única diferencia es que estos son equipos que ya han sido utilizados anteriormente y estos equipos ya no poseen en su mayoría una orden de compra, la utilización de estos equipos normalmente son para el uso interno de la empresa o algún préstamo a los ingenieros para realizar pruebas. El problema a abordar aquí es del cómo se está manejando esta información, ya que al pasar por varios practicantes hay momentos de que por el simple error humano la información pueda desorganizarse y esto genere problemas al momento de buscar los datos equipos que se necesiten, generando pérdida de tiempo lo cual para la empresa es muy importante optimizar, además el programa a utilizar tampoco es muy seguro y eso sin contar que los equipos de cómputo que almacenan el inventario se encuentran en constante movimiento corriéndose el riesgo de que estos se dañen y toda la información que se encuentra almacenada se pierda y no se logre recuperar. Por esto la idea de este proyecto busca sistematizar el proceso de inventario y hacer más segura la información. El manejo de la información en las empresas es de vital importancia para su funcionamiento, pero siempre existe el riesgo de perderla por algún tipo de fallo o mal funcionamiento del equipo que contenga esta información, actualmente las empresas guardan sus datos en servidores y redes internos, no solo para mantenerlos seguros sino para que el personal de la empresa que esté conectado a ese servidor pueda acceder de manera fácil y segura
Actualmente muchas empresas manejan por medio de plataformas, aplicaciones web o software privados que estén conectados a sus servidores la información interna de éstas, una de las ventajas de una aplicación web frente al software privado que manejan algunas empresas, es de no ser necesario software en equipos de cómputo para su funcionamiento sino que requiere es la utilización del navegador web que posea una conexión a internet. Con este fin se busca crear una aplicación web para la empresa con código HTML, PHP y MySQL, donde en una base de datos se guarde toda la información del inventario de la empresa que ayude a acceder rápidamente la ubicación de los equipos ya sea por su orden de compra, seriales, ubicación en el almacén, etc. Esta información podrá ser accedida solo por las personas que realicen el manejo de inventario en la empresa, en la cual podrán ingresar por medio de un usuario y contraseña, también la aplicación permitirá agregar nueva información para equipos que lleguen a la empresa así como la opción de darles salida para cuando sean despachados de la empresa. Se busca que la interfaz sea sencilla y fácil de comprender para el usuario final.
Abstract
For the practitioners of the Orange Business Services company, they must perform several tasks, but one of the most important is to keep the internal inventory of the company in order and up to date, currently the registration of this inventory is managed by means of 4 sheets of Excel calculation that are: entry of new equipment, exit of new equipment, entry of used equipment and exit of used equipment. Normally when new equipment arrives at the company, the practitioners are responsible for receiving them, verifying that everything is in perfect condition and the information such as the equipment model, brand, purchase order and serial matches what was expected, this information is what is Stores new equipment in the incoming inventory with the location where it will be stored in the warehouse. In cases where it is necessary to carry out an exit of these equipment, the information found in the entry register of new equipment is taken and moved to the exit of new equipment with the date it left. For the process of used equipment it is quite similar, the only difference is that these are equipment that has already been used previously and these equipment no longer have, for the most part, a purchase order, the use of these equipment is normally for the internal use of the company or some loan to engineers for testing. The problem to be addressed here is how this information is being handled, since when going through several practitioners there are times when, due to simple human error, the information can be disorganized and this generates problems when looking for the data equipment that is needed, generating waste of time, which for the company is very important to optimize, in addition, the program to be used is not very safe and that is without counting that the computer equipment that stores the inventory is in constant movement, running the risk that they will be damaged and all the information that is stored is lost and cannot be recovered. For this reason, the idea of this project seeks to systematize the inventory process and make the information more secure. The management of information in companies is of vital importance for its operation, but there is always the risk of losing it due to some type of failure or malfunction of the equipment that contains this information, currently companies save their data on servers and internal networks, not only to keep them safe but also so that company personnel who are connected to that server can access easily and safely
Currently, many companies manage their internal information through platforms, web applications or private software that are connected to their servers, one of the advantages of a web application compared to the private software that some companies handle is that software is not necessary in computer equipment for its operation but requires the use of a web browser that has an internet connection. To this end, it seeks to create a web application for the company with HTML, PHP and MySQL code, where all the company's inventory information is stored in a database that helps to quickly access the location of the equipment either by its purchase order, serials, warehouse location, etc. This information can be accessed only by people who carry out inventory management in the company, in which they can enter through a username and password, the application will also allow adding new information for teams that arrive at the company as well as the option to release them for when they are dispatched from the company. The interface is intended to be simple and easy to understand for the end user.
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