Optimización de Procesos para la Reducción de Tiempos en Reembolsos y Gestión de Saldos Adeudados por Colaboradores en una Empresa del Sector de Ingeniería
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Universidad Santo Tomás
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El presente informe final de pasantía describe el desarrollo de la propuesta de optimización de los procesos en la empresa WSP Colombia, puntualmente, la mejora en cuanto a de reembolsos de gastos a favor que obtienen los empleados cuando presentan una legalización y sobrepasan el tope del anticipo cedido, y, de igual manera los saldos adeudados, es decir los remanentes que ellos no reintegran a la compañía cuando no sobrepasan el valor del anticipo que solicitaron. El objetivo es mejorar la eficiencia operativa y reducir los tiempos del proceso contable, para así obtener una satisfacción de los empleados con respecto al manejo de los anticipos, y que haya una transparencia en la gestión administrativa y contable al momento de generar informes mensuales para la gerencia financiera. Para lograrlo se identificó las principales ineficiencias procedimentales que se estaban presentando en el área, por motivo de tardanzas en su desarrollo y los reclamos derivados que hacían los empleados. El punto central era que no se estaba haciendo un seguimiento a los reembolsos de los anticipos/comisiones entregadas y que no se estaba legalizando a su 100%.
En este sentido, el método aplicado para resolver la limitación fue realizar un análisis de los tiempos de procesamiento que había en los meses anteriores, porque se tenía un atraso desde
el mes de noviembre 2024. Para así desarrollar un plan estratégico de depuración de información, que detallara de manera concreta los estados de cuenta de cada colaborador frente a lo que nos mostraba el balance general. Se revisó si los colaboradores estaban haciendo buen uso de la plataforma de TAPPEX, que es el sistema usado por la compañía para tramitar la solicitud de anticipo y cargar la legalización después de terminada la gestión. Allí en esta plataforma se ve el estado en la que esta las legalizaciones y muchas de ellas se encontraban cargadas, pero no aprobadas por los gerentes de proyecto.
Teniendo en cuenta estos análisis, se procedió a formular una estrategia de office, que corresponde a un manual de procedimientos para minimizar errores, para que todo el personal
que hace uso de un anticipo sepa cómo es el paso a paso que debe seguir para cuando tenga que legalizar por ello buscaron crear un procedimiento claro, y capacitar a todo el personal. En conclusión, se evidencia cómo los resultados esperados fueron satisfactorios, debido que la implementación de la mejora propuesta ayudó a la reducción significativa de tiempos de
reembolsos y una mayor precisión en los saldos que adeudaban los empleados, de manera que ahora, se hace seguimiento uno a uno y de manera mensual de sus anticipos. Lo que ha derivado en su satisfacción con el trámite y, de igual manera, obtener un impacto positivo que contribuyó con los procesos financieros de la empresa.
Abstract
This final internship report describes the development of the proposal to optimize the processes in the company WSP Colombia, specifically, the improvement in terms of reimbursement of expenses in favor of the employees when they submit a legalization and exceed the ceiling of the advance assigned, and, likewise, the balances due, i.e. the remainders that they do not reimburse the company when they do not exceed the value of the advance they requested. The objective is to improve operational efficiency and reduce accounting process times, in order to obtain employee satisfaction with respect to the management of advances, and to ensure transparency in administrative and accounting management when generating monthly reports for financial management. To achieve this, the main procedural inefficiencies that were occurring in the area were identified, due to delays in their development and the resulting complaints made by employees. The main point was that the reimbursement of advances/commissions given was not being followed up and was not being 100% legalized.
In this sense, the method applied to solve the limitation was to perform an analysis of the processing times that existed in previous months, because there was a backlog since
on November 2024. In order to develop a strategic plan for debugging information, which detailed in a concrete way the statements of account of each employee compared to what was shown in the balance sheet. We checked if the collaborators were making good use of the TAPPEX platform, which is the system used by the company to process the advance payment request and upload the legalization after the management is finished. This platform shows the status of the legalizations and many of them were uploaded but not approved by the project managers.
Taking into account these analyses, the company proceeded to formulate an office strategy, which corresponds to a procedures manual to minimize errors, so that all personnel
who make use of an advance payment know the step by step procedure to follow when they have to legalize, so they sought to create a clear procedure and train all personnel. In conclusion, it is evident how the expected results were satisfactory, since the implementation of the proposed improvement helped to significantly reduce the time of
reimbursements and a greater accuracy in the balances owed by the employees, so that now, one by one and monthly follow-up of their advances is done. This has resulted in their satisfaction with the process and, likewise, in a positive impact that contributed to the company's financial processes.
Idioma
spa
Palabras clave
Citación
Tunjano Arevalo, H. G. (2025). Optimización de Procesos para la Reducción de Tiempos en Reembolsos y Gestión de Saldos Adeudados por Colaboradores en una empresa del sector de ingeniería. [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomas]. Repositorio Institucional.
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