Harmonization between document management, quality and information security in a higher education institution
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Universidad Santo Tomás / Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC
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Resumen
Document management is a cross-cutting process aimed at facilitating the use of information in organizations to fulfill their mission purpose and preserve the documentary heritage. The proper treatment of information becomes one of the intangible and substantial values to manage the organization as a whole. This is about articulating the management systems to ensure efficiency in objectives acomplishment. This article presents the results of a mixed approach descriptive research, oriented to the development of a harmonization methodology between document management, quality and information security systems in a higher education institution. In the first phase a diagnosis was applied to verify the compliance level with the aforementioned systems; in the second phase the turning points were identified, in the third phase the harmonization methodology was designed and in the fourth phase the proposed methodology was validated. Among the main results, the identification of the turning points and a methodological guide to guide harmonization stand out. It is concluded that, despite some differences in content and processes of the systems studied, similarities predominate.
La gestión documental es un proceso transversal encaminado a facilitar el uso de la información en las organizaciones para cumplir su objeto misional y preservar el patrimonio documental. El tratamiento adecuado de la información se convierte en uno de los valores intangibles y sustanciales para gestionar la organización como un todo. Este se trata de articular los sistemas de gestión para asegurar la eficacia en el logro de los objetivos. El presente artículo expone los resultados de una investigación descriptiva con enfoque mixto, orientada al desarrollo de una metodología de armonización entre los sistemas de gestión documental, calidad y seguridad de la información en una institución de educación superior. En la primera fase se aplicó un diagnóstico para verificar el nivel de cumplimiento de los sistemas mencionados, en la segunda fase se identificaron los puntos de inflexión, en la tercera fase se diseñó la metodología de armonización y en la cuarta fase se realizó la validación de la metodología propuesta. Entre los principales resultados se destaca la identificación de los puntos de inflexión y una guía metodológica para orientar la armonización. Se concluye que, a pesar de existir algunas diferencias de contenido y procesos de los sistemas estudiados, predominan las semejanzas.
O gestao documental é um processo transversal que visa facilitar o uso da informação nas organizações para cumprir sua missão e preservar o patrimônio documental. O tratamento adequado das informações torna-se um dos valores intangíveis e substanciais para administrar a organização como um todo. Trata-se de articular os sistemas de gestão para garantir a eficácia na realização dos objetivos. Este artigo apresenta os resultados de uma pesquisa descritiva com uma abordagem mista, que visa o desenvolvimento de uma metodologia de harmonização entre os sistemas de gestão documental, qualidade e segurança da informação em uma instituição de ensino superior. Na primeira fase, foi aplicado um diagnóstico para verificar o nível de conformidade dos sistemas supramencionados; na segunda fase, foram identificados os pontos de viragem; na terceira fase, foi projetada a metodologia de harmonização; e na quarta fase, foi validada a metodologia proposta. Entre os principais resultados, destacam-se a identificação dos pontos de viragem e um guia metodológico para orientar a harmonização. Conclui-se que predominam as semelhanças apesar de algumas diferenças no conteúdo e nos processos dos sistemas analizados.
La gestión documental es un proceso transversal encaminado a facilitar el uso de la información en las organizaciones para cumplir su objeto misional y preservar el patrimonio documental. El tratamiento adecuado de la información se convierte en uno de los valores intangibles y sustanciales para gestionar la organización como un todo. Este se trata de articular los sistemas de gestión para asegurar la eficacia en el logro de los objetivos. El presente artículo expone los resultados de una investigación descriptiva con enfoque mixto, orientada al desarrollo de una metodología de armonización entre los sistemas de gestión documental, calidad y seguridad de la información en una institución de educación superior. En la primera fase se aplicó un diagnóstico para verificar el nivel de cumplimiento de los sistemas mencionados, en la segunda fase se identificaron los puntos de inflexión, en la tercera fase se diseñó la metodología de armonización y en la cuarta fase se realizó la validación de la metodología propuesta. Entre los principales resultados se destaca la identificación de los puntos de inflexión y una guía metodológica para orientar la armonización. Se concluye que, a pesar de existir algunas diferencias de contenido y procesos de los sistemas estudiados, predominan las semejanzas.
O gestao documental é um processo transversal que visa facilitar o uso da informação nas organizações para cumprir sua missão e preservar o patrimônio documental. O tratamento adequado das informações torna-se um dos valores intangíveis e substanciais para administrar a organização como um todo. Trata-se de articular os sistemas de gestão para garantir a eficácia na realização dos objetivos. Este artigo apresenta os resultados de uma pesquisa descritiva com uma abordagem mista, que visa o desenvolvimento de uma metodologia de harmonização entre os sistemas de gestão documental, qualidade e segurança da informação em uma instituição de ensino superior. Na primeira fase, foi aplicado um diagnóstico para verificar o nível de conformidade dos sistemas supramencionados; na segunda fase, foram identificados os pontos de viragem; na terceira fase, foi projetada a metodologia de harmonização; e na quarta fase, foi validada a metodologia proposta. Entre os principais resultados, destacam-se a identificação dos pontos de viragem e um guia metodológico para orientar a harmonização. Conclui-se que predominam as semelhanças apesar de algumas diferenças no conteúdo e nos processos dos sistemas analizados.
Abstract
Idioma
Palabras clave
archives planning, integrated information system, document preservation, work culture, data protection, planificación de los archivos, sistema de información integrada, conservación de documentos, cultura del trabajo, protección de datos, planejamento de arquivos, sistema de informação integrado, retenção de dados, cultura de trabalho, proteção de dados