Backlog con trackTime unificado como torre de control operativo en el área de servicio y experiencia – Seguros Bolívar
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Universidad Santo Tomás
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El presente informe final de prácticas profesionales describe el diseño, desarrollo e implementación de un sistema de gestión operativa denominado Backlog con TrackTime Unificado como Torre de Control, que desarrollé durante el período julio 2025 – enero 2026 en el Área de Servicio y Experiencia de Seguros Bolívar S.A., empresa líder del sector asegurador colombiano. Todo en respuesta a un dolor silencioso que identifiqué en el equipo: la alta carga operativa derivada del proceso manual de asignación y seguimiento de actividades a los especialistas y gestores del área. Dicho proceso demandaba en promedio diez (10) minutos por asignación, requería la redacción manual de correos, adjuntar archivos, etc y consolidar datos sin trazabilidad sistemática. La solución que implementé integra Google Sheets como principal aplicativo, N8N como motor de automatización de flujos de trabajo y un sistema de semaforización por carga horaria, logrando reducir el tiempo de asignación de diez minutos a dos minutos por actividad, equivalente a una reducción del 80% en tiempo operativo. La herramienta fue entregada al líder del área como sistema autónomo de uso exclusivo, con capacidad de escalabilidad a otras tareas/actividades y dependencias de la organización.
Abstract
This final professional internship report describes the design, development, and implementation of an operational management system called Backlog with Unified TrackTime as a Control Tower, which I developed between July 2025 and January 2026 in the Service and Experience Department of Seguros Bolívar S.A., a leading company in the Colombian insurance sector. The project emerged in response to a “silent pain point” identified within the team: the high operational workload caused by the manual process of assigning and monitoring tasks for the area’s specialists and managers. This process required an average of ten (10) minutes per assignment, involved manually drafting emails, attaching files, and consolidating data without systematic traceability. The solution I implemented integrates Google Sheets as the main application, N8N as the workflow automation engine, and a traffic-light system based on workload hours. As a result, assignment time was reduced from ten minutes to two minutes per task, representing an 80% reduction in operational time. The tool was delivered to the department leader as an autonomous system for exclusive use, with scalability potential for other tasks, activities, and organizational departments.
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spa
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Citación
Merchan Peña, S. E. (2026). Backlog con TrackTime unificado como torre de control operativo en el área de servicio y experiencia – Seguros Bolívar[Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional.
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