Informe final de práctica profesional: plan de mejora en la gestión operativa, documental y logística de adquisiciones
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El presente informe final de práctica profesional expuso el desarrollo y la implementación de un plan de mejora orientado a la automatización del control documental y contractual del departamento de compras de Smart Training Society S.A.S. (Academia de Idiomas Smart). El diagnóstico mostró que el seguimiento de la documentación SAGRILAFT de proveedores, el control de vencimientos contractuales y la transcripción mensual de facturas se realizaban de forma manual, sin histórico ni alertas, lo que ocasionaba vencimientos detectados tarde y errores de transcripción. Se empleó un enfoque de investigación-acción participativa, con diagnóstico por observación directa, diseño iterativo y pruebas en entorno real. La solución consistió en cuatro sistemas desarrollados en Google Apps Script sobre las licencias de Google Workspace ya existentes, a costo cero: un ciclo automático de cumplimiento documental SAGRILAFT, un motor de alertas de vencimiento para los contratos activos de la matriz de contratos (139 al cierre), la carga mensual de facturas al formato recopilado con previsualización y la sincronización del inventario de carpetas de proveedores. Como resultado, la gestión documental de 201 proveedores activos quedó con trazabilidad completa y con el 71% de la base al día al cierre de la práctica, los avisos pasaron a emitirse con 60 días de anticipación, y el área recibió manuales técnicos y código fuente para sostener los sistemas. Se concluyó que la automatización de tareas repetitivas basadas en reglas, sobre herramientas ya disponibles, es una vía real de eficiencia y control interno para organizaciones sin presupuesto de software.
Abstract
This final professional internship report presents the development and implementation of an improvement plan aimed at automating documentary and contractual control in the purchasing department of Smart Training Society S.A.S. (Smart Language Academy). The initial diagnostic revealed that SAGRILAFT vendor compliance tracking, contract expiration monitoring, and monthly invoice recording were conducted manually without historical records or timely alerts, resulting in delayed notifications and transcription errors. A participatory action research methodology was adopted, incorporating direct observation, iterative design, and live production testing. The solution comprised four systems built with Google Apps Script on pre-existing Google Workspace licenses at zero financial cost: an automated SAGRILAFT compliance pipeline, an automated contract expiration notification system, an invoice cross-referencing tool with live preview, and a weekly supplier folder synchronization workflow. Consequently, complete traceability was established across 201 active suppliers with 71% compliance achieved, contractual notices advanced to 60 days prior to expiration, and technical handbooks were delivered to ensure institutional continuity.
Idioma
spa
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Citación
Garcia Celis, S. D. (2026). Informe Final de Práctica Profesional: Plan de Mejora en la Gestión Operativa, Documental y Logística de Adquisiciones [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional.