Plan de mejora para la automatización del procesamiento de facturas en el área de Accounts Payable de Forward Air mediante UiPath
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El presente plan de mejora se desarrolla como opción de grado para optar al título de profesional en Negocios Internacionales, en el marco de las prácticas profesionales realizadas en Lean Solutions Group, empresa que presta servicios de tercerización de procesos (BPO) para compañías del sector logístico como Forward Air, tras su integración con Omni Logistics. En este contexto, la práctica se lleva a cabo en el área de Accounts Payable (AP), responsable de la gestión y procesamiento de las facturas que los proveedores emiten a la empresa por los servicios prestados, garantizando que cada pago se realice de forma correcta y oportuna a nivel internacional.
En la actualidad, las organizaciones que operan en entornos globales altamente competitivos buscan fortalecer sus procesos operativos y financieros para lograr una mayor eficiencia, reducir costos y garantizar la calidad en sus servicios. La transformación digital y la automatización de procesos se han convertido en herramientas clave para lograr estos objetivos, ya que permiten minimizar la intervención manual, reducir errores y agilizar la toma de decisiones. Davenport (2018) señala que la automatización robótica de procesos es una tecnología orientada a la ejecución de tareas digitales estructuradas e intensivas en información, cuyos retornos se encuentran entre los más altos de cualquier tecnología relacionada con inteligencia artificial, gracias a su simplicidad y bajo costo de implementación.
En el área de Accounts Payable, se identificaron problemas relacionados con la alta dependencia de procesos manuales y errores frecuentes en el procesamiento de facturas. Cada factura requería ser leída, interpretada y registrada manualmente en SAP Concur, plataforma empresarial utilizada para administrar y controlar los gastos y pagos de la organización, un proceso que tomaba entre ocho y quince minutos por documento y que estaba expuesto a errores de digitación. Estas situaciones generaban reprocesos, incrementaban los tiempos de gestión y afectaban el cumplimiento oportuno de los pagos a proveedores, impactando directamente la eficiencia operativa del área.
Frente a esta problemática, se propuso el desarrollo e implementación de un robot en UiPath capaz de leer automáticamente los documentos PDF de cada proveedor mediante tecnología OCR, extraer la información relevante como número de factura, monto, fecha y ubicación, y registrarla directamente en SAP Concur sin intervención humana. El robot fue construido con una arquitectura de condicionales que le permite adaptarse al formato de cada proveedor, y fue ajustado tras su implementación real para mejorar su manejo de errores y garantizar la continuidad del proceso.
Finalmente, este proyecto se articula con las competencias desarrolladas en el programa de Negocios Internacionales, especialmente en áreas como formulación y evaluación de proyectos y gestión empresarial, donde se destaca la importancia de la optimización de procesos y la implementación de herramientas tecnológicas para la toma de decisiones en contextos globales
Abstract
This improvement plan was developed as a degree requirement to obtain the Bachelor's Degree in International Business, within the framework of the professional internship carried out at Lean Solutions Group, a Business Process Outsourcing (BPO) company that provides services to logistics companies such as Forward Air following its integration with Omni Logistics. In this context, the internship takes place within the Accounts Payable (AP) department, which is responsible for managing and processing supplier invoices for services provided to the company, ensuring that payments are executed accurately and on time across international operations.
Today, organizations operating in highly competitive global environments seek to strengthen their operational and financial processes to achieve greater efficiency, reduce costs, and ensure service quality. Digital transformation and process automation have become essential tools for achieving these objectives, as they minimize manual intervention, reduce errors, and accelerate decision-making. According to Davenport (2018), Robotic Process Automation (RPA) is a technology designed to perform structured, information-intensive digital tasks, offering one of the highest returns among artificial intelligence-related technologies due to its simplicity and relatively low implementation cost.
Within the Accounts Payable department, several challenges were identified, particularly the heavy reliance on manual processes and the frequent occurrence of errors during invoice processing. Each invoice had to be manually reviewed, interpreted, and entered into SAP Concur, the enterprise platform used to manage and control the organization's expenses and payments. This process required between eight and fifteen minutes per invoice and was highly susceptible to data entry errors. As a result, these issues generated rework, increased processing times, and delayed supplier payments, directly affecting the department's operational efficiency.
To address this problem, the proposed solution consisted of developing and implementing a UiPath robot capable of automatically reading suppliers' PDF invoices using Optical Character Recognition (OCR) technology, extracting key information such as invoice number, amount, date, and location, and entering it directly into SAP Concur without human intervention. The robot was designed with a conditional architecture that enables it to adapt to the invoice format of each supplier. Following its deployment in a real production environment, additional improvements were made to enhance its error-handling capabilities and ensure process continuity.
Finally, this project aligns with the competencies developed throughout the International Business program, particularly in project formulation and evaluation, as well as business management, highlighting the importance of process optimization and the implementation of technological solutions to support decision-making in global business environments.
Idioma
spa
Palabras clave
Citación
Cifuentes Herrera, A. Y. (2026). Plan de mejora para la automatización del procesamiento de facturas en el área de Accounts Payable de Forward Air mediante UiPath. [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional.
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