Automatización de los procesos del área de cartera en BBDO Colombia
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Universidad Santo Tomás
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El presente informe de práctica profesional tiene como objetivo exponer la experiencia desarrollada en BBDO Colombia, una agencia líder en el sector de la publicidad y la comunicación estratégica, enfocándose particularmente en el área de Cartera, la cual forma parte del Departamento Financiero. Durante el desarrollo de la práctica se evidenció que gran parte de las actividades relacionadas con el seguimiento de cuentas por cobrar y la comunicación con los clientes se realizan de manera manual, lo que genera una alta carga operativa y aumenta la posibilidad de errores en el manejo de la información financiera. En el desarrollo de la práctica se identificó que uno de los procesos que demanda mayor tiempo dentro del área es el envío de estados de cuenta y recordatorios de facturación a los clientes. Este procedimiento implica revisar los archivos de seguimiento, organizar la información de las facturas correspondientes a cada cliente y elaborar correos electrónicos de forma individual, lo que incrementa el tiempo dedicado a tareas operativas y limita la eficiencia del proceso. A partir de este diagnóstico, se formuló una propuesta de mejora orientada a la automatización del envío de estados de cuenta mediante el uso de herramientas tecnológicas como Microsoft Excel, Power Automate y Outlook. La propuesta consiste en el diseño de un flujo automatizado capaz de procesar información contenida en archivos de cartera en formato CSV, identificar los correos electrónicos correspondientes a cada cliente, filtrar los registros de facturas y generar automáticamente correos electrónicos personalizados con el detalle de la información en formato de tabla. De acuerdo con Davenport (2020), la automatización de procesos administrativos permite transformar actividades repetitivas en procesos digitales estructurados, lo que contribuye a mejorar la eficiencia operativa y a reducir los errores humanos asociados al manejo manual de la información. De igual forma, García y Torres (2023) señalan que la implementación de herramientas tecnológicas en áreas financieras facilita la gestión de datos, optimiza la comunicación con los clientes y fortalece la toma de decisiones dentro de las organizaciones. Durante el desarrollo del proyecto se avanzó en la estructuración del flujo de automatización, la organización del archivo de datos y la construcción del modelo lógico para el envío automatizado de correos electrónicos. Sin embargo, la implementación completa del sistema no pudo finalizarse debido a limitaciones de acceso y permisos dentro de las herramientas corporativas de la empresa. A pesar de ello, la propuesta desarrollada evidencia el potencial de la automatización como estrategia para optimizar los procesos del área de Cartera y mejorar la gestión operativa dentro de BBDO Colombia.
Abstract
This professional internship report aims to present the experience developed at BBDO Colombia, a leading agency in the advertising and strategic communication sector, with a particular focus on the Accounts Receivable area, which is part of the Finance Department. During the internship, it was observed that a large portion of the activities related to accounts receivable tracking and client communication are carried out manually, resulting in a high operational workload and increasing the likelihood of errors in the management of financial information. During the internship, it was identified that one of the most time-consuming processes within the area is the sending of account statements and billing reminders to clients. This procedure involves reviewing tracking files, organizing invoice information corresponding to each client, and composing individual emails, which increases the time spent on operational tasks and limits process efficiency.
Based on this diagnosis, an improvement proposal was developed, aimed at automating the sending of account statements through the use of technological tools such as Microsoft Excel, Power Automate, and Microsoft Outlook. The proposal consists of designing an automated workflow capable of processing information contained in accounts receivable files in CSV format, identifying the corresponding client email addresses, filtering invoice records, and automatically generating personalized emails with detailed information in table format. According to Davenport (2020), the automation of administrative processes enables the transformation of repetitive activities into structured digital processes, contributing to improved operational efficiency and reducing human errors associated with manual information handling. Similarly, García and Torres (2023) state that the implementation of technological tools in financial areas facilitates data management, optimizes client communication, and strengthens decision-making within organizations. During the development of the project, progress was made in structuring the automation workflow, organizing the data file, and building the logical model for automated email delivery. However, the full implementation of the system could not be completed due to access and permission limitations within the company’s corporate tools. Nevertheless, the proposed solution demonstrates the potential of automation as a strategy to optimize Accounts Receivable processes and improve operational management within BBDO Colombia.
Idioma
spa
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Citación
Avendaño Gordillo, L. V. (2026). Automatización de los procesos del área de cartera en BBDO Colombia. [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional.
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