Diagnóstico y diseño de una metodología para la optimización y automatización de procesos en el Campus Virtual de la Universidad Santo Tomás Seccional Tunja
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Este trabajo corresponde a una investigación aplicada con enfoque mixto, sustentada en los lineamientos del PMBOK Séptima Edición, que integra elementos cualitativos y cuantitativos para diagnosticar, diseñar e implementar una metodología de automatización institucional; por lo tanto se planteó atender el problema, evidenciando que en el Campus Virtual de la Universidad Santo Tomás, Seccional Tunja presentaba ineficiencias en la generación manual de informes semestrales, debido a la repetición de tareas, alta probabilidad de errores humanos y falta de integración entre sistemas, afectando la oportunidad y confiabilidad de la información académica; por lo anterior se propuso como objetivo diseñar una metodología que optimice y automatice los procesos del Campus Virtual, mediante el diagnóstico del estado actual y la implementación de una solución tecnológica que mejore la eficiencia operativa y la calidad del entorno educativo.
En consecuencia, como método se aplicaron técnicas de observación directa, entrevistas y listas de verificación para el diagnóstico del proceso (AS-IS), junto con modelamiento BPMN y la herramienta N8N para el diseño del proceso automatizado (TO-BE).
Lo anterior, permitió obtener como principales resultados La automatización permitió reducir en un 93 % el tiempo de procesamiento, disminuir en 25 puntos porcentuales los errores y aumentar en un 28 % la satisfacción de los usuarios, consolidando un proceso más preciso, trazable y confiable; permitiendo establecer en la discusión que estos resultados confirman que la automatización basada en principios de dirección de proyectos fortalece la gestión institucional, promueve la innovación tecnológica y representa una estrategia viable de transformación digital para la educación superior
Abstract
This work corresponds to applied research with a mixed approach, based on the guidelines of the PMBOK Seventh Edition, which integrates qualitative and quantitative elements to diagnose, design, and implement an institutional automation methodology Therefore, the problem was addressed, showing that the Virtual Campus of the University of Santo Tomás, Tunja Branch, had inefficiencies in the manual generation of semester reports due to the repetition of tasks, high probability of human error, and lack of integration between systems, affecting the timeliness and reliability of academic information Therefore, the objective was to design a methodology that optimizes and automates the processes of the Virtual Campus by diagnosing the current state and implementing a technological solution that improves operational efficiency and the quality of the educational environment.
Consequently, direct observation techniques, interviews, and checklists were applied to diagnose the process (AS-IS), along with BPMN modeling and the N8N tool to design the automated process (TO-BE).
This led to the following main results: Automation reduced processing time by 93%, decreased errors by 25 percentage points, and increased user satisfaction by 28%, consolidating a more accurate, traceable, and reliable process This allowed us to establish in the discussion that these results confirm that automation based on project management principles strengthens institutional management, promotes technological innovation, and represents a viable digital transformation strategy for higher education
Idioma
spa
Palabras clave
Citación
Bayron Samuel Marín Ortiz, José David Mesa Benítez (2026) Diagnóstico y diseño de una metodología para la optimización y automatización de procesos en el Campus Virtual de la Universidad Santo Tomás Seccional Tunja [Tesis de posgrado] Universidad SAnto Tomás, Bucaramanga, Colombia
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