Propuesta para la optimización de la gestión del correo electrónico mediante herramientas de inteligencia artificial (Google studio IA) para el seguimiento de las operaciones de importación en el área de Comercio Exterior de Madecentro S.A.S.
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El presente informe tiene como propósito exponer la propuesta de mejora desarrollada a partir de las prácticas profesionales realizadas en el área de Comercio Exterior de Madecentro S.A.S., empresa dedicada a la comercialización y distribución de productos derivados de la madera y materiales para la construcción. Durante el desarrollo de las actividades asignadas se participó en el seguimiento de las operaciones de importación, la revisión de documentos aduaneros, la clasificación de facturas, la elaboración de prefacturas y el apoyo en la gestión documental de las operaciones de comercio exterior, especialmente aquellas relacionadas con el proveedor estratégico Novopan Ecuador.
A partir de la experiencia adquirida, se identificó que una parte importante de los procesos de seguimiento de las importaciones se desarrolla de manera manual mediante el uso intensivo de correos electrónicos, archivos de Excel y revisión documental, lo que incrementa los tiempos de respuesta, dificulta la centralización de la información y aumenta el riesgo de reprocesos. Como respuesta a esta situación, se plantea una propuesta de mejora orientada a la implementación de herramientas de automatización e inteligencia artificial que permitan optimizar la gestión de la información, automatizar tareas repetitivas, fortalecer el seguimiento de las operaciones de importación y facilitar la toma de decisiones. Se espera que esta propuesta contribuya al incremento de la eficiencia operativa, la reducción de tiempos en los procesos administrativos y el fortalecimiento de la transformación digital del área de Comercio Exterior de Madecentro S.A.S.
Abstract
This report aims to present the improvement proposal developed from the professional internship carried out in the Foreign Trade area of Madecentro S.A.S., a company dedicated to the marketing and distribution of wood products and construction materials. During the assigned activities, I participated in monitoring import operations, reviewing customs documents, classifying invoices, preparing proforma invoices, and supporting the document management of foreign trade operations, especially those related to the strategic supplier Novopan Ecuador. Based on the experience gained, it was identified that a significant portion of the import tracking processes is carried out manually through the intensive use of emails, Excel files, and document review, which increases response times, hinders the centralization of information, and raises the risk of rework. In response to this situation, an improvement proposal is put forward, focused on implementing automation and artificial intelligence tools to optimize information management, automate repetitive tasks, strengthen the monitoring of import operations, and facilitate decision-making. This proposal is expected to contribute to increased operational efficiency, reduced processing times in administrative processes, and a stronger digital transformation of the Foreign Trade area at Madecentro S.A.S.
Idioma
spa
Palabras clave
Citación
Ortega Benítez, D. M. (2026). Propuesta para la optimización de la gestión del correo electrónico mediante herramientas de inteligencia artificial (Google studio IA) para el seguimiento de las operaciones de importación en el área de Comercio Exterior de Madecentro S.A.S. [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional