Análisis área de Ventas, Pricing & Procurement sede Bogotá
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2022-09-21
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Universidad Santo Tomás
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Resumen
El presente proyecto está centrado en el análisis del área de Ventas, Pricing & Procurement de la compañía DSV AIR & SEA SAS de Bogotá, donde fueron desempeñadas las prácticas profesionales. Para dar un contexto más específico de la labor de cada una de ellas, se debe empezar explicando su conexión, por un lado, el equipo de ventas es el encargado de crear una relación comercial con los clientes interesados en adquirir los servicios de agente de carga con los que cuenta la compañía, y para presentar las mejores ofertas debe acudir al equipo de Pricing & Procurement que tienen como objetivo conseguir y negociar las mejores tarifas con los proveedores de DSV (navieras, aerolíneas y co-loaders).
Al tener una visión integral de las dos áreas, se pudo evidenciar las formas de comunicación interna que implementaban y encontrar los pros y contras de cada una. En un principio se realizaba vía correo electrónico, lo que generaba desviación en la información, demoras en las respuestas y acumulación de solicitudes A raíz de esto, la compañía decidió lanzar una nueva herramienta de uso interno, con el objetivo de hacer más sencillo el contacto y se pudiese tener un control más detallado sobre la cantidad de tarifas solicitadas y estatus de las ofertas (ganas/perdidas), esto con el fin de solucionar los problemas que estuvieran afectando a los clientes, ya sea por altos precios o por tiempos de respuesta. A pesar de los esfuerzos por adaptar esta iniciativa, se ha venido presentando una serie de errores por parte de ambas áreas que lleva a la cancelación de tickets, teniendo como consecuencia los reprocesos al subir nuevamente cada solicitud de la carga, lo que puede llegar a ser tedioso, aumentando los tiempos de repuesta y afectando directamente a la compañía y la imagen que los clientes perciben de esta. Por esta razón, este trabajo desarrolla un manual que explica paso a paso el proceso de solicitud para una nueva cotización de forma correcta y precisa, además de algunas recomendaciones que se han recopilado a lo largo de estos meses para no caer en los errores más comunes.
Para tener un contexto más claro de cómo funciona la oferta de cotizaciones en DSV, se debe explicar con más claridad el proceso y trabajo de cada área. En primer lugar, el departamento de ventas recibe una solicitud para un nuevo despacho, es necesario solicitar todos los detalles de la carga (dependiendo si la modalidad es LCL, FCL o aérea) con el fin de dar una tarifa acertada, solicitando información lo más clara y detallada posible, ya que es el comercial el único que tendrá contacto directo con el cliente. Para el caso de exportación la información debe ser transmitidas al equipo de Pricing, quienes en simultaneo contactan a las aerolíneas, navieras o co-loaders, para solicitar las tarifas requeridas.
Sin embargo, durante el proceso de registro de solicitud, se puede incurrir en reprocesos o errores que toman más tiempo para el envió final de la cotización, es por eso por lo que el objetivo principal del manual es servir como guía para la plataforma de
Procomex y así evitar las falencias más comunes que tienen como resultado un trabajo adicional para ambas dependencias, y que no ayuda a cumplir los objetivos de pronta respuesta que se tienen dentro de la compañía.
Abstract
This project is focused on the analysis of the Sales, Pricing & Procurement area of the company DSV AIR & SEA SAS in Bogota, where the internships were performed. To give a more specific context of the work of each of them, we must begin by explaining their connection, on the one hand, the sales team is responsible for creating a business relationship with customers interested in acquiring the services of freight forwarder with which the company has, and to present the best offers must go to the Pricing & Procurement team that aim to get and negotiate the best rates with suppliers of DSV
(shipping companies, airlines and co-loaders).
By having a comprehensive view of the two areas, it was possible to identify the forms of internal communication implemented and to find the pros and cons of each one. At the beginning, it was done via e-mail, which generated deviation in the information, delays in the answers and accumulation of requests. As a result of this, the company decided to launch a new tool for internal use, with the objective of making the contact easier and having a more detailed control over the amount of fares requested and status of the offers (wins/losses), in order to solve the problems that were affecting the clients, either due to
high prices or response times. Despite the efforts to adapt this initiative, there have been a series of errors in both areas that lead to the cancellation of tickets, resulting in reprocessing when uploading each request again, which can become tedious, increasing response times and directly affecting the company and the image that customers perceive of it. For this reason, this work develops a manual that explains step by step the process of requesting a new quotation in a correct and accurate way, in addition to some recommendations that have been compiled over these months to avoid falling into the most common mistakes.
In order to have a clearer context of how the quotation offer works at DSV, the process and work of each area should be explained more clearly. First of all, the sales department receives a request for a new shipment, it is necessary to request all the details of the cargo (depending if the modality is LCL, FCL or air) in order to give an accurate rate, requesting information as clear and detailed as possible, since it is the sales department the only one who will have direct contact with the customer. In the case of exports, the information must be transmitted to the Pricing team, who simultaneously contact the airlines, shipping lines or co-loaders to request the required rates.
However, during the process of registering the request, reprocesses or errors can occur that take more time for the final sending of the quotation, that is why the main objective of the manual is to serve as a guide for the Procomex platform and thus avoid the
most common failures that result in additional work for both agencies, and that does not help to meet the objectives of prompt response that are held within the company.
Idioma
spa
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Citación
Torres Santacruz, D. (2022). Análisis área de Ventas, Pricing & Procurement sede Bogotá. [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional.
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