Optimización del sistema de generación de boletines académicos en el Colegio Santo Ángel mediante la automatización del ingreso y cálculo de notas – 2025.
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Gutiérrez Soler, Libna María
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Universidad Santo Tomás
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En el Colegio Santo Ángel, la generación de boletines académicos se realiza mediante hojas de cálculo en Excel, donde los docentes ingresan manualmente las calificaciones de los estudiantes. Este procedimiento, aunque común, presenta limitaciones significativas: errores de transcripción, dificultades en la gestión de estudiantes activos e inactivos y ausencia de un sistema automatizado que garantice precisión en los resultados. Estas debilidades no solo afectan la confiabilidad de la información, sino que también generan demoras en la consolidación de los reportes académicos.
El proyecto se justifica en la necesidad de fortalecer la gestión educativa a través de soluciones tecnológicas que integren eficiencia, confiabilidad y control. Bajo el enfoque de la ingeniería industrial y alineado con la filosofía de mejora continua, se propone la automatización del proceso con el fin de optimizar los tiempos de registro, reducir errores humanos y aportar a la calidad institucional en la entrega de resultados académicos.
El objetivo general es desarrollar un algoritmo para la automatización del ingreso de notas parciales, el cálculo de definitivas y la generación de reportes confiables. Para ello, se empleó Google Colab como entorno de programación en Python, lo que facilitó la creación, prueba y validación del código en un ambiente colaborativo y accesible.
La metodología se planteó como un estudio de caso cualitativo, utilizando entrevistas semiestructuradas con docentes, observación participante y análisis documental de los registros actuales. Estas técnicas permitieron identificar falencias del sistema vigente y validar los beneficios de la propuesta. El cronograma contempló cuatro fases en un periodo de cuatro meses: análisis y diseño del flujo de datos, codificación del algoritmo en Google Colab, pruebas de funcionalidad y elaboración del manual de usuario con capacitación al personal docente
Abstract
At Colegio Santo Ángel, the generation of academic report cards is currently carried out through Excel spreadsheets, where teachers manually enter students’ grades. Although this method is commonly used, it presents significant limitations: transcription errors, difficulties managing active and inactive students, and the absence of an automated system that ensures accuracy in results. These weaknesses not only affect the reliability of the information but also cause delays in the consolidation of academic reports.
This project is justified by the need to strengthen academic management through technological solutions that integrate efficiency, reliability, and control. Based on the principles of industrial engineering and aligned with the philosophy of continuous improvement, the automation of this process seeks to optimize registration times, reduce human errors, and contribute to institutional quality in the delivery of academic results.
The general objective is to develop an algorithm to automate the entry of partial grades, calculate final scores, and generate reliable reports. For this purpose, Google Colab was employed as the programming environment in Python, facilitating the creation, testing, and validation of the code in a collaborative and accessible platform.
The methodology was designed as a qualitative case study, combining semi-structured interviews with teachers, participant observation, and document analysis of the current records. These techniques made it possible to identify weaknesses in the existing system and validate the benefits of the proposed solution. The work plan included four phases over a four-month period: analysis and design of the data flow, algorithm coding in Google Colab, functionality testing, and the preparation of a user manual with training for teaching staff. (Traducción del resumen al idioma inglés)
Idioma
spa
Palabras clave
Citación
Gutiérrez Soler, L. (2025). Optimización del sistema de generación de boletines académicos en el Colegio Santo Ángel mediante la automatización del ingreso y cálculo de notas – 2025. [Trabajo de Grado, universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional
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