Implementación virtual de facturas en el proceso de control de negocios – Transborder S.A.S.
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Este plan de mejora se basa entorno al proceso de un área de la empresa Transborder. Pero para entender mejor el área se debe contextualizar desde que es la empresa y como se divide en su interior, para poder llegar así a comprender el departamento. De esta forma Transborder es un agente de carga internacional y se divide en diferentes áreas. Se clasifica exactamente en 10, y cada una de ellas se tiene su propio gerente, estas son: RSE, Felicidad, Tecnología, Contabilidad, Comercial, Operaciones, entre otras. Este plan se llevara a cabo en el sector de Operaciones, que lo componen 4 áreas: OTM, Exportaciones, Importaciones y Control de Negocios. Se va a tener como referencia Control de Negocios ya que es donde se realizan las practicas profesionales, con la función principal de distribuir las facturas dentro del área. De esta forma Control de Negocios tiene una gran importancia dentro de la compañía ya que se encarga de aprobar los costos que están en las facturas que llegan de los proveedores y agentes en el exterior.
Teniendo en cuenta que este departamento necesita las facturas de forma urgente para poder aprobar, y es allí donde viene el problema, ya que en este proceso en algunos casos las facturas se demoran mas del tiempo estipulado o se pierden, se ha decidido realizar un plan de mejora en base a la virtualización de las facturas por medio de carpetas en archivos compartidos, donde todas las personas puedan ver estos archivos desde sus respectivos computadores, con el objetivo que las facturas no se demoren tanto en el proceso, no se pierdan y se evite un gasto en papel. Todo esto tiene un gran valor dentro del proceso de Control de Negocios ya que las facturas juegan un papel primordial y principal porque es en donde realmente se evidencia el dinero que circula en la empresa. De allí que el hecho de perder las facturas se vuelve algo transcendente e importantísimo, y el tema de volverlas a adquirir requiere cierto tiempo que en algunos casos puede llegar a ser muy valioso.
Así mismo el proceso es fundamental dentro de Control de Negocios y dentro de la empresa ya que se tiene un tiempo estimado para liquidar las operaciones que la compañía realiza, esto refleja la utilidad que realmente se tiene, de allí que el demorar o perder las facturas sean un tema contraproducente en la rentabilidad de Transborder. Es por eso que el plan de mejora quiere agilizar el proceso para traer consigo un mayor beneficio.
De esta forma una vez teniendo las facturas de forma virtual en una carpeta, se procederá a realizar la identificación del DO (Numero de cada operación), para saber a que trafico y persona corresponde dentro del área, después de esto se modificara el nombre de la factura poniendo el DO en ella y así pasar las facturas a la carpeta correspondiente, teniendo en cuenta el lugar de proveniencia de cada operación. Para poder realizar este plan de mejora, se tuvo que analizar y estudiar como funcionaba el área, y se van a demostrar los resultados por medio de soportes, de cómo la virtualización de las facturas puede llegar a ser un mejor método en todo el proceso.
Abstract
This improvement plan is based around the process of an area of the Transborder company. But to better understand the area, it must be contextualized since it is the company and how it is divided within it, in order to understand the department. In this way, Transborder is an international freight forwarder and is divided into different areas. It is classified exactly in 10, and each of them has its own manager, these are: CSR, Happiness, Technology, Accounting, Commercial, Operations, among others. This plan will be carried out in the Operations sector, which is made up of 4 areas: OTM, Exports, Imports and Business Control. Business Control will be used as a reference since it is where professional practices are carried out, with the main function of distributing invoices within the area. In this way, Business Control is of great importance within the company since it is in charge of approving the costs that are in the invoices that come from suppliers and agents abroad.
Taking into account that this department urgently needs the invoices to be able to approve, and that is where the problem comes from, since in this process in some cases the invoices take longer than the stipulated time or are lost, it has been decided to make a plan for improvement based on the virtualization of the invoices through folders in shared files, where all people can see these files from their respective computers, with the aim that the invoices do not take so long in the process, are not lost and are avoid spending on paper. All this has a great value within the Business Control process since invoices play a primordial and main role because it is where the money that circulates in the company is really evident. Hence, the fact of losing the invoices becomes something transcendent and very important, and the subject of acquiring them again requires some time that in some cases can be very valuable.
Likewise, the process is essential within Business Control and within the company since there is an estimated time to settle the operations that the company performs, this reflects the usefulness that it really has, hence delaying or losing invoices are a counterproductive issue in Transborder's profitability. That is why the improvement plan wants to streamline the process to bring greater benefits.
In this way, once you have the invoices virtually in a folder, you will proceed to identify the DO (Number of each operation), to know what traffic and person corresponds to within the area, after which the name of the invoice putting the DO in it and thus pass the invoices to the corresponding folder, taking into account the place of origin of each operation. In order to carry out this improvement plan, it was necessary to analyze and study how the area worked, and the results will be demonstrated through supports, on how invoice virtualization can become a better method throughout the process.
Idioma
spa
Palabras clave
Citación
Pedraza Venegas, N. (2020). Implementación virtual de facturas en el proceso de control de negocios – Transborder S.A.S. [Tesis de pregrado, Universidad Santo Tomás, Colombia]. Repositorio USTA
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