OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA POR MEDIO DE ESTRATEGIAS DE AUDITORIA
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Ballesteros Orozco, Katerin Natalia
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Universidad Santo Tomás
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Este proyecto tiene como fin establecer un plan de mejora para el área de auditoría interna de Copetran Bucaramanga, el cual tiene como objetivo optimizar los procesos logísticos relacionados con el transporte de carga. Dicha propuesta se crea a partir de la necesidad de fortalecer la eficiencia operativa, teniendo en cuenta que hoy en día los procesos que se utilizan para realizar el seguimiento oportuno se realizan de manera manual, y los análisis solo se realizan cuando se presenta una problemática o inconformidad entre la empresa y los usuarios. Además, se evidenció que gran parte del personal de auditoría no cumple en su totalidad las funciones acordes al área, lo cual limita el alcance y efectividad del control interno.
A través de una metodología basada en la observación directa y el análisis documental durante la práctica profesional, se aplicaron herramientas como la matriz DOFA, la matriz de riesgos y la matriz MEFI, permitiendo identificar debilidades, amenazas y oportunidades de mejora. El diagnóstico reveló problemas frecuentes como demoras en la entrega, pérdidas de mercancía, siniestros viales y falta de seguimiento periódico, lo que afecta la calidad del servicio.
El plan de mejora planteado incluye el fortalecimiento del plan de auditoría de procesos en la sede de Bucaramanga, la implementación de indicadores clave de desempeño (KPI), y el diseño de herramientas digitales pero fáciles de usar, como lo es Excel para el seguimiento de entregas y mantenimiento preventivo de los vehículos. Entre los resultados más relevantes, se destacan avances en el control de remesas de alto valor y en la trazabilidad del kilometraje recorrido por los vehículos, lo que facilita la programación oportuna del mantenimiento.
Finalmente, se plantean recomendaciones centradas en la digitalización de procesos logísticos, la redefinición de funciones en el área de auditoría para que se enfoque exclusivamente en su rol estratégico, y la creación de un sistema de gestión de incidentes con análisis de causa raíz.
Abstract
The purpose of this project is to establish an improvement plan for the internal audit area of Copetran Bucaramanga, which aims to optimize the logistics processes related to cargo transportation. This proposal is created from the need to strengthen operational efficiency, taking into account that nowadays the processes used for timely follow-up are carried out manually, and the analysis is only performed when a problem or non-conformity arises between the company and the users. In addition, it was found that most of the audit staff does not fully comply with the functions of the area, which limits the scope and effectiveness of internal control.
Through a methodology based on direct observation and documentary analysis during the professional practice, tools such as the SWOT matrix, the risk matrix and the MEFI matrix were applied, allowing the identification of weaknesses, threats and opportunities for improvement. The diagnosis revealed frequent problems such as delivery delays, loss of merchandise, road accidents and lack of periodic follow-up, which affect the quality of service.
The improvement plan includes strengthening the process audit plan at the Bucaramanga headquarters, implementing key performance indicators (KPIs), and designing digital but easy-to-use tools, such as Excel, for tracking vehicle deliveries and preventive maintenance. Among the most relevant results, we highlight advances in the control of high-value shipments and in the traceability of vehicle mileage, which facilitates the timely scheduling of maintenance.
Finally, recommendations focused on the digitalization of logistics processes, the redefinition of functions in the audit area to focus exclusively on its strategic role, and the creation of an incident management system with root cause analysis.
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spa
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