Propuesta para la implementación de un proceso de digitalización documental en área legal del grupo Suppla S.A
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2023-01-09
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gruplac
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Universidad Santo Tomás
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Resumen
En el presente caso de estudio se evidencian algunas falencias que recaen en la manipulación de documentos, donde en el área legal se manejan 2 formatos de suma importancia los cuales son; formato de Autorización de tratamiento de datos (habeas data) y formato de vinculación y actualización de clientes.
La solución a estos posibles problemas, es lograr transformar el proceso analógico en un proceso digital para así aprovechar las herramientas tecnológicas actuales; dado que el Grupo Suppla cuenta con aproximadamente 300 clientes manejados desde el área legal, y el implementar una aplicación ayudaría en la captura de los datos para realizar la respectiva vinculación de clientes, de esta forma contar con la firma electrónica de cada cliente, así como también asegurar que todos los datos requeridos sean diligenciados en su totalidad , dado que el cliente no podrá continuar con su vinculación una vez no estén los formatos diligenciados totalmente.
Es por eso que digitalizando así todos los documentos que se piden a los clientes y los formatos que son 6 documentos mínimo por cada cliente, los cuales son manejados por una sola persona encargada del proceso de revisión y aprobación de documentos y creación del cliente, dicho proceso tiene un tiempo estimado de 4 a 5 días hábiles cuando los documentos son enviados y diligenciados de manera correcta y oportuna, sin embargo, puede tardar de más de 15 días si hay contratiempos con los documentos , donde la idea de la digitalización es que el tiempo hábil en respuesta sea no mayor a 15 días según lo previsto.
Abstract
In the present case study, some shortcomings that fall on the handling of documents are evident, where in the legal area 2 extremely important formats are handled, which are; Data processing Authorization format (habeas data) and client linking and updating format.
The solution to these potential problems is to transform the analog process into a digital process in order to take advantage of current technological tools; given that the Suppla Group has approximately 300 clients managed from the legal area, and implementing an application would help in capturing the data to carry out the respective client linkage, thus having the electronic signature of each client, as well as also ensure that all the required data is completed in its entirety, since the client will not be able to continue with their relationship once the formats are not fully completed.
That is why by digitizing all the documents that are requested from clients and the formats that are a minimum of 6 documents for each client, which are managed by a single person in charge of the process of reviewing and approving documents and creating the client, said The process has an estimated time of 4 to 5 business days when the documents are sent and completed in a correct and timely manner, however, it can take more than 15 days if there are setbacks with the documents, where the idea of digitalization is that the business time in response is no more than 15 days as planned.
Idioma
spa
Palabras clave
Citación
Pan Piragauta, B. B. y Carvajal Fernández, J. A. (2022). Propuesta para la implementación de un proceso de digitalización documental en área legal del grupo Suppla S.A. [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional.
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