Plan de Mejora Smart Training Society S.A.S.
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González Contreras, Juan Sebastián
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Universidad Santo Tomás
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Este informe presenta el desarrollo de la práctica profesional realizada en el Área de Compras de Smart Training Society S.A.S., institución educativa con amplia presencia nacional. La práctica permitió participar en procesos reales de adquisición, gestión documental y validación de contratos, lo que facilitó la identificación de múltiples oportunidades de mejora. El análisis del entorno reveló debilidades internas como la falta de automatización, la dispersión de la información técnica y la excesiva dependencia de procesos manuales. Estas dificultades se acentúan ante el ritmo de expansión institucional, que incrementa la carga operativa del área sin una infraestructura tecnológica adecuada, lo cual genera demoras en la atención de requerimientos, dificultad para acceder a información técnica clave y mayor exposición a errores en los procesos de adquisición. En respuesta, se planteó un plan de mejora centrado en dos líneas: la creación de un centro de información técnica por sede, que permita acceder a datos clave para las decisiones de compra; y la implementación de una plataforma profesional de gestión de adquisiciones que reemplace los sistemas actuales basados en Google Drive. La propuesta incluye fases de diagnóstico, estandarización, digitalización y formación. Se concluye que la propuesta es técnica y operativamente viable, y podría generar impactos significativos en la eficiencia del área. El informe refleja la capacidad de aplicar herramientas de análisis organizacional para formular soluciones concretas, desde el rol de practicante profesional.
Abstract
This report presents the development of the professional internship carried out in the Purchasing Department of Smart Training Society S.A.S., an educational institution with a broad national presence. The internship allowed participation in real procurement, document management, and contract validation processes, which facilitated the identification of multiple opportunities for improvement. Analysis of the environment revealed internal weaknesses such as a lack of automation, the dispersion of technical information, and excessive reliance on manual processes. These difficulties are accentuated by the pace of institutional expansion, which increases the operational burden on the area without adequate technological infrastructure, leading to delays in responding to requests, difficulty in accessing key technical information, and greater exposure to errors in procurement processes. In response, an improvement plan was proposed that focused on two areas: the creation of a technical information center at each headquarters to provide access to key data for purchasing decisions; and the implementation of a professional procurement management platform to replace the current Google Drive-based systems. The proposal includes diagnostic, standardization, digitization, and training phases. It is concluded that the proposal is technically and operationally feasible and could have a significant impact on the efficiency of the area. The report reflects the ability to apply tools for an
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spa
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González Contreras, J, S. (2025) Plan de Mejora Smart Training Society S.A.S. [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional.
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