Plan de mejora en la gestión de compras de un outsourcing
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Universidad Santo Tomás
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El presente plan tiene como objetivo facilitar la gestión en el área de compras a través de una herramienta tecnológica, que contribuyan a que el proceso en este departamento tan importante en la compañía pueda ser más ágil, eficiente e innovador.
Para ello, se realizó un análisis del proceso durante la creación de órdenes de compra, búsqueda de nuevos proveedores y cotizaciones. Se evidencio una oportunidad de mejora en esta labor; los clientes envían sus peticiones a los Key Account Manager para que estos gestionen las solicitudes pronto y con las mejores opciones; los KAM envían estas solicitudes al área de compras para que el área se encargue de enviar mínimo tres opciones que cumplan con los requerimientos, los mejores precios del mercado y un servicio excelente para cada cliente.
Con lo anterior se pudo evidenciar que el área de compras no contaba con un directorio de proveedores e información de los mismos como servicio o productos, para que a partir de esto se pudiera realizar una actualización de precios y hablar directamente con el asesor de cuenta, ahorrando tiempo de búsqueda y de respuesta. La información que se manejaba en esta área era de uso exclusivo de la persona encargada, es decir, ningún miembro del equipo administrativo y financiero podía consultarla o acceder a ella, y debía esperar a que fuera compartida a través de correo electrónico. Por esta razón se busca realizar un mejoramiento en donde la información esté siempre disponible y actualizada.
El proceso de mejora se realizó a partir de la creación y la aplicación de cambios a través de la transformación digital de datos, iniciando con la recopilación de información y las modificaciones de archivos planos para luego pasar a la plataforma Oracle APEX.
Abstract
The present plan aims to facilitate management in the area of purchases through a technological tool, which contribute to that the process in this department so important in the company can be more agile, efficient and innovative.
To do this, an analysis of the process was performed during the creation of purchase orders, search for new suppliers and quotations. There was an opportunity for improvement in this effort; customers submit their requests to Key Account Managers to handle requests early and with the best options; The KAM sends these requests to the shopping area so that the area can send at least three options that meet the requirements, the best prices of the client.
With the above, it was possible to show that the purchasing area did not have a directory of suppliers and information about them as a service or products, so that from this it was possible to update prices and speak directly with the account advisor, saving search and response time. The information handled in this area was for the exclusive use of the person in charge, that is, no member of the administrative and financial team could consult or access it, and had to wait for it to be shared via email. For this reason, we seek to make an improvement where the information is always available and updated.
The improvement process was carried out from the creation and application of changes through the digital transformation of data, starting with the collection of information and modifications of flat files and then moving to the Oracle APEX platform.
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spa
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Citación
Buitrago López, A. (2022). Plan de mejora en la gestión de compras de un outsourcing. [Trabajo de grado, Universidad Santo Tomás, Colombia]. Repositorio Institucional
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