Plan de Mejora Gobernación del Meta Secretaría de Competitividad
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Rojas Ramírez, Dany Kamila
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gruplac
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Universidad Santo Tomás
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El presente trabajo, titulado Plan de mejora en la Secretaría de Competitividad y Desarrollo Económico de la Gobernación del Meta, aborda la necesidad de fortalecer la gestión documental en la Gerencia de Ciencia, Innovación y Cooperación. Su objetivo principal fue implementar una estrategia que optimizara los procesos internos, garantizara la trazabilidad de la información y redujera los riesgos administrativos derivados de la pérdida o dispersión de archivos.
La investigación se desarrolló bajo un enfoque cualitativo, utilizando la modalidad de estudio de caso. Se aplicaron técnicas como la observación directa, el análisis documental y entrevistas informales con funcionarios, complementadas por herramientas estratégicas como las matrices DOFA y PESTEL. Estas aproximaciones permitieron evidenciar problemáticas críticas como la falta de continuidad institucional, la sobrecarga laboral y la vulnerabilidad ante sanciones por deficiencias archivísticas.
Entre los resultados más relevantes se destaca la creación de un sistema de gestión documental apoyado en herramientas digitales como Google Drive, lo que permitió consolidar expedientes, mejorar el acceso a la información y reducir significativamente los tiempos de búsqueda. El proyecto piloto “Jardín Botánico” evidenció la efectividad de combinar la organización física con la digitalización.
Este trabajo demuestra que una gestión documental eficiente puede convertirse en un factor decisivo para fortalecer la administración pública y garantizar la sostenibilidad de los procesos en contextos de cambio político. Asimismo, resalta la importancia de fomentar una cultura institucional orientada al orden, la transparencia y el uso estratégico de tecnologías, junto con programas de capacitación que aseguren la continuidad de las buenas prácticas archivísticas.
Abstract
This thesis, titled Improvement Plan for the Secretariat of Competitiveness and Economic Development of the Government of Meta, addresses the need to strengthen document management within the Office of Science, Innovation, and Cooperation. Its main objective was to implement a strategy aimed at optimizing internal processes, ensuring information traceability, and reducing administrative risks associated with the loss or dispersion of records.
The research followed a qualitative approach and adopted a case study methodology. Techniques such as direct observation, document analysis, and informal interviews with staff were applied, along with strategic tools like SWOT and PESTEL matrices. These methods revealed critical issues including institutional discontinuity, work overload, and vulnerability to sanctions due to archival deficiencies.
Among the most significant outcomes was the creation of a document management system supported by digital tools such as Google Drive. This enabled the consolidation of files, improved access to information, and significantly reduced search times. The pilot project “Botanical Garden” demonstrated the effectiveness of combining physical organization with digitalization.
This study shows that efficient document management can be a decisive factor in strengthening public administration and ensuring the sustainability of processes in politically dynamic environments. It also highlights the importance of promoting an institutional culture based on order, transparency, and strategic use of technology, alongside training programs that support the continuity of best archival practices.
Idioma
spa
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Citación
Rojas Ramírez, D. K. (2025). Plan de Mejora Gobernación del Meta Secretaría de Competitividad [Informe de práctica, Universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional.
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