Proponer un plan de mejora en la dependencia denominada subdirección administrativa del ministerio de salud y protección social
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2022-06-29
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Resumen
El presente proyecto de grado pretende cumplir con el objetivo general de Proponer un Plan de Mejora en la dependencia denominada Subdirección Administrativa del Ministerio de Salud y Protección Social, conforme a los distintos inconvenientes encontrados en el diagnóstico realizado por medio de la herramienta Modelo de Modernización para la Gestión de Organizaciones -MMGO, con el fin de optimizar el Sistema Integrado de Gestión-SIG.
En relación con la metodología, el presente trabajo de grado se desarrolla una investigación de las características de la empresa Ministerio de Salud y Protección Social, plasmando su reseña histórica, su marco jurídico, los compromisos encontrados en el Plan Nacional de Desarrollo-PND 2018-2022, continuando con el direccionamiento estratégico (misión, visión, políticas, objetivos, metas), y su análisis del macroentorno (políticos, económicos, sociales, tecnológicos, jurídicos y ambientales, los objetivos de desarrollo sostenible), junto con el análisis del micro entorno (proveedores, clientes, intermediarios de marketing, competidores), información hallada dentro del Grupo de Desarrollo Organizacional de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, grupo encargado del diseño, desarrollo, implementación seguimiento, evaluación y mejora continua, con su ciclo Planear, Hacer, Vigilar y Actuar-PHVA, información obtenida por medio de entrevistas a contratistas y funcionarios de carrera administrativa relacionados con información recibida de elementos de la cultura organizacional, estructura organizacional, producción, finanzas, gestión humana, importaciones, logística, asociatividad, comunicación, innovación, gestión ambiental, responsabilidad social, participación, quienes respondieron a preguntas y revisión de documentos de la entidad. La revisión de documentos se llevó a cabo desde el año 2020 en el segundo semestre y finalizó a julio de 2021. La principal herramienta de investigación fue la página web de Minsalud junto con la Intranet y el repositorio documental del Sistema Integrado de Gestión, en donde reposa toda la información estratégica, misional de apoyo y evaluación.
Igualmente se lleva a cabo el diagnóstico con la herramienta Modelo de Modernización para la Gestión de Organizaciones-MMGO que permite identificar problemas de impacto en la organización, por medio de la obtención de información para su correspondiente tabulación e interpretación generada en el análisis y las conclusiones tanto del análisis del entorno, el direccionamiento estratégico, la cultura organizacional, la estructura organizacional, gestión de mercadeo, gestión de producción, gestión financiera, logística y asociatividad.
En la actualidad los administradores de empresas cuentan con una multitud de metodologías y herramientas que permiten el seguimiento, análisis y evaluación de manera eficaz y eficiente, en especial en el presente trabajo relacionado con los distintos componentes de una organización por medio de la matriz MMGO que significa Modelo de Modernización para la Gestión de Organizaciones, esta herramienta es de carácter administrativo y permite hacer una medición del estado de gestión al Ministerio de Salud y Protección Social en un momento determinado y consiste el diligenciamiento en una matriz en formato Excel en sus distintos componentes desde el análisis del entorno ,pasando por la gestión financiera y finalizando con la gestión ambiental entre otros, lo que permite realizar una calificación para cada componente y sus ítems o descriptores y estadios para valorar y seleccionar los más representativos en escala de menor a mayor siendo los primeros en ser objeto de mejora, lo que permite evaluar y generar un diagnóstico de los resultados obtenidos y su posterior análisis cuantitativo de los dieciséis (16) componentes junto con los ciento catorce (114) variables medidas de acuerdo con los aspectos reales encontrados en el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia en el año 2020, permitiendo por último generar un diagnóstico de los aspectos a priorizar para la toma de decisiones y llevar a cabo sus correspondientes acciones de mejora.
Es importante mencionar que la información detallada actual y real, fue extraída de la página web de Minsalud.gov.co, documentación disponible en el repositorio documental del SIG, hallando documentos vigentes y actualizados e igualmente por medio de entrevistas personales, virtuales tanto por correos electrónicos, whatsApp, llamadas telefónicas que respondieron a preguntas específicas y detalladas en la matriz MMGO por parte de los funcionarios de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, Grupo de Desarrollo Organizacional, igualmente a la Subdirección Gestión del Talento Humano y Secretaría General.
Se alcanzaron unos resultados a nivel general muy positivos debido al compromiso y cumplimiento de la entidad ante la normatividad que así lo exige y por el compromiso de cumplir con la misión, visión y objetivos y cumplimiento del sistema de salud nacional.
De los dieciséis (16) componentes se encontraron dos que no aplican para las entidades como Minsalud que pertenece al sector público, como son las exportaciones y la gestión de mercados.
En relación con el problema encontrado, se hallaron tres componentes en el diagnóstico con baja calificación y que en el corto plazo se hace necesario tomar acciones de mejora como son: Gestión ambiental con 82,64. La dependencia que lidera este componente en Minsalud es la Secretaría General con su dependencia Subdirección Administrativa; Cultura Organizacional con 84,55. Competencia de la Secretaría General y Gestionada por la Subdirección de Talento Humano y Direccionamiento Estratégico con 85,76, Gestionada por la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales.
Como alternativa de solución se contempla que en la dependencia denominada Subdirección Administrativa debe llevar a cabo las acciones de mejora incluidas en la propuesta del plan de mejoramiento para diseñar, desarrollar, implementar, evaluar y mejorar el Sistema de Gestión Ambiental en el Ministerio de Salud y Protección Social
Las principales lecciones aprendidas están relacionadas con el conocimiento y manejo adecuado con herramientas administrativas como la MMGO, que permite llevar a cabo una evaluación y diagnóstico muy importantes para la toma de decisiones. Otra lección es que la información por parte de las fuentes de información debe ser de primera mano o directamente con los directores y funcionarios técnicos y profesionales responsables de las actividades de la entidad mencionada. En los aspectos mencionados en la matriz MMGO y que fueron recolectados por medio de revisión documental recibida de las personas entrevistadas o consultadas por otros medios, igualmente documentación que se dispone en el repositorio del Sistema Integrado de Gestión y por consultas personales o en llamadas telefónicas, correos electrónicos principalmente.
Las conclusiones más importantes comprenden entre otras, las relacionadas con el conocimiento de la existencia de herramientas administrativas que permiten cumplir con aspectos de evaluación y diagnóstico como la MMGO. Igualmente, los distintos diagnósticos son generados en las entidades de acuerdo a sus particularidades, como si es pública o privada, sector, tamaño, liderazgo de temas y políticas que repercuten en la sociedad y la identificación de los problemas a resolver por medio de un plan de acción que permita llevar a cabo los requerimientos definidos en el presente proyecto.
Abstract
This degree project aims to meet the general objective of Proposing an Improvement Plan in the department called Administrative Sub-Directorate of the Ministry of Health and Social Protection, in accordance with the different inconveniences found in the diagnosis made through the Modernization Model tool for the Organization Management in order to optimize the Integrated Management System-SIG.
In relation to the methodology, this degree thesis develops an investigation of the characteristics of the company (Ministry of Health and Social Protection), reflecting its historical review, its legal framework, the commitments found in the National Development Plan-PND 2018-2022, continuing with the strategic direction (mission, vision, policies, objectives, goals), and its analysis of the macroenvironment (political, economic, social, technological, legal and environmental, the sustainable development objectives) together with the analysis of the micro environment (suppliers, clients, marketing intermediaries, competitors), information found within the Organizational Development Group of the Planning and Sector Studies Advisory Office, group in charge of design, development, implementation, monitoring, evaluation and continuous improvement, with its Plan cycle , Do, Watch and Act-PHVA, information obtained through interviews and review of documents of the entity. The document review was carried out since 2020 in the second semester and ended in July 2021. The main research tool was the Minsalud website together with the Intranet where the strategic, missionary support and evaluation information resides. and the Integrated Management System-SIG.
Likewise, the diagnosis is carried out with the Modernization Model for the Management of Organizations-MMGO tool that allows to identify problems of impact on the organization, by means of obtaining information for its corresponding tabulation and interpretation generated in the analysis and the conclusions both of the analysis of the environment, the strategic direction, the organizational culture, the organizational structure, marketing management, production management, financial management, logistics, associativity.
Currently, business administrators have a multitude of methodologies and tools that allow monitoring, analysis and evaluation in an effective and efficient way and especially in the present work related to the different components of an organization through the MMGO matrix that means Modernization Model for the Management of Organizations, allowing to generate a quantitative analysis of the sixteen (16) components together with the one hundred fourteen (114) variables measured according to the real aspects found in the Ministry of Health and Social Protection of Colombia in the year 2020.
Generally, very positive results were obtained due to the entity's commitment and compliance with the regulations that require it and due to the commitment to comply with the mission, vision and objectives in compliance with the national health system.
Of the (16) components, two were found that do not apply to entities such as Minsalud that belongs to the public sector, such as exports and market management.
In relation to the problem found, three components were found in the diagnosis with low qualification and that in the short term it is necessary to take improvement actions such as: Environmental management with 82.64. The department that leads this component in Minsalud is the General Secretariat with its Administrative Subdirector unit; Organizational Culture with 84.55. Competence of the General Secretariat and Managed by the Subdirector of Human Talent and Strategic Direction with 85.76, Managed by the Advisory Office for Planning and Sector Studies.
As an alternative solution, it is contemplated that the department called Administrative Subdirector must carry out the improvement actions included in the improvement plan proposal to design, develop, implement, evaluate and improve the Environmental Management System in the Ministry of Health and Social protection
The main lessons learned are related to the knowledge and proper management with administrative tools such as the MMGO, which allows to carry out an evaluation and diagnosis that are very important for decision-making. Another lesson is that the information from the information sources should be first-hand or directly with the directors and technical officials responsible for the activities of the aforementioned entity.
The most important conclusions include, among others, are related to the knowledge of the existence of administrative tools that allow compliance with evaluation and diagnosis aspects such as the MMGO. Likewise, the different diagnoses are generated in the entities according to their particularities, such as whether it is public or private, sector, size, leadership of issues and policies that affect society and the identification of the problems to be solved through a plan of action that allows to carry out the requirements defined in this project.
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Rodríguez Garzón, L. O. (2022). Proponer un plan de mejora en la dependencia denominada subdirección administrativa del ministerio de salud y protección social. [Proyecto de Grado, Universidad Santo Tomás]. Repositorio nstitucional.
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