Gestión Eficiente de la Información: Reestructuración del Repositorio Documental
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Universidad Santo Tomás
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Descripción
El presente proyecto de plan de mejora busca reestructurar el repositorio de documental de la empresa Tenaris Tubo Caribe, el cual un recurso estratégico que ayuda a la gestión de los procesos comerciales y también es fundamental durante los procesos de auditoria sea internos o externos. En el primer diagnóstico realizado se notaron deficiencias como la ausencia de estructuración de las carpetas dentro del repositorio, la duplicación de archivos, la desorganización en las líneas de tiempo e incluso la falta de documentación relevante. Este escenario provocó durante mucho tiempo retrasos en el acceso a la información e impactó la trazabilidad de los procesos y la eficiencia en la gestión. La metodología aplicada consistió principalmente en reuniones con colaboradores directamente relacionados a la gestión documental de estos procesos comerciales, con el fin de aclarar dudas sobre los archivos o documentos, para así, establecer un nuevo criterio estándar de clasificación. De manera posterior, se diseñó e implemento una nueva estructura de organización de carpetas, la cual servirá como apoyo para el futuro mantenimiento del repositorio y su uso adecuado por parte de los diferentes usuarios de la empresa. Los resultados esperados se centran en lograr que los documentos sean más fáciles de localizar, identificables de manera sencilla y útiles para la gestión interna, especialmente en procesos de auditoría. De esta forma, se busca optimizar el tiempo de búsqueda, garantizar la confiabilidad de la información y facilitar la toma de decisiones. El impacto de la reestructuración será significativo para la empresa, ya que permitirá optimizar la gestión documental, fortalecer la eficiencia operativa y asegurar un mejor cumplimiento de los requerimientos internos y externos.
Abstract
This improvement plan project seeks to restructure the documentary repository of the company Tenaris TuboCaribe. This is a strategic resource that supports the management of commercial processes with clients and is also essential during internal or external audit processes. The initial diagnostic revealed deficiencies such as the lack of folder structuring within the repository, file duplication, disorganized timelines, and even missing relevant documentation. For a long time, this scenario caused delays in accessing information and impacted process traceability and management efficiency. The methodology applied consisted mainly of meetings with employees directly involved in the document management of these commercial processes, in order to clarify doubts about the files and documents, and thereby establish a new standard classification criterion. Subsequently, a new folder organization structure was designed and implemented, which will serve as support for the future maintenance of the repository and its proper use by the company’s different users. The expected results focus on making documents easier to locate, clearly identifiable, and useful for internal management, particularly during audit processes. In this way, the project seeks to optimize search time, improve information reliability, and facilitate decision-making. The impact of this restructuring will be significant for the company, as it will optimize document management, strengthen operational efficiency, and ensure better compliance with both internal and external requirements.
Idioma
spa
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Citación
Amaya Cano, A. J. (2026). Gestión eficiente de la información: Reestructuración del repositorio documental [Trabajo de grado, Universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional
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