Optimización del proceso de legalización de facturas en la IPS Goleman mediante la automatización de tareas repetitivas en el sistema Panacea: una propuesta de intervención
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Ulloa Ovalle, Camilo Andres
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Universidad Santo Tomás
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Este plan de mejora propone optimizar la legalización de facturas en la IPS Goleman mediante la automatización parcial de tareas repetitivas con Power Automate Desktop. A partir de observación directa, mediciones de tiempo y registro de incidencias, se identificaron demoras por transcripción manual desde Excel hacia Panacea y errores recurrentes (digitación, códigos SIU, duplicados y omisiones). El diagnóstico se complementa con matrices DOFA, MEFE y POAM, además de un análisis comparativo que proyecta una reducción del 75% en tiempo por factura (60 s a 15 s), disminución de tasa de error del 15% al 2% y aumento de la productividad de 60 a 240 facturas por hora. Se presentan objetivos SMART, cronograma, indicadores (KPIs) y gestión de riesgos para una implementación gradual y segura. Sin ejecutar el cambio en producción, el documento deja las bases técnicas y organizacionales para su futura adopción, privilegiando la eficiencia operativa, la trazabilidad y el bienestar del personal.
Abstract
This improvement plan proposes optimizing invoice legalization at IPS Goleman via partial automation of repetitive tasks using Power Automate Desktop. Based on structured observation, time measurements and incident logs, we identified delays from manual transcription from Excel to Panacea and recurring errors (numeric entry, SIU code selection, duplicates and omissions). The diagnosis includes DOFA, MEFE and POAM matrices and a comparative analysis projecting a 75% reduction in per-invoice time (60 s to 15 s), an error-rate drop from 15% to 2%, and a productivity increase from 60 to 240 invoices per hour. SMART objectives, timeline, KPIs and risk management support a gradual, safe implementation. Without executing the change in production, this document provides the technical and organizational groundwork for future adoption, focusing on operational efficiency, traceability and staff well-being.
Idioma
spa
Palabras clave
Citación
Ulloa Ovalle, C. A. (2026). Optimización del proceso de legalización de facturas en la IPS Goleman mediante la automatización de tareas repetitivas en el sistema Panacea: una propuesta de intervención [Trabajo de grado, Programa de Negocios Internacionales, Universidad Santo Tomás – Seccional Tunja]. Repositorio Institucional.