Automatizar para crecer: control de inventarios como mejora en el grupo Coomeva
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El presente plan de mejora tiene como objetivo plantear un plan de innovación y mejora para el Grupo Empresarial Cooperativo Coomeva, una de las cooperativas más grandes de Colombia que ofrece servicios de salud, protección y financieros a sus asociados. Durante las prácticas profesionales, en el área administrativa y financiera, se identificó una dificultad en el proceso de requisiciones de cafetería y papelería para las 15 oficinas que tiene a cargo la Regional Bogotá, este proceso se realiza de manera manual y repetitiva, sin tener como base algún inventario con datos reales ni actualizados de los insumos que posee cada oficina. Por lo tanto, se pretende diseñar una matriz automatizada de control y seguimiento de inventarios por oficina, que permita registrar, actualizar y controlar de forma mensual los insumos disponibles de cada sede. Teniendo en cuenta lo anterior, este plan de mejora va a permitir que el Grupo Coomeva, específicamente en el área administrativa y financiera, pueda optimizar los procesos de requisiciones que se realizan mensualmente en el sistema Oracle, transformando una actividad manual y repetitiva, en un proceso más controlado y eficiente que permitirá la reducción de tiempos de gestión, y que al implementar un sistema de control de inventario se agilice el proceso de cada solicitud, mejorando el seguimiento y organización de la información de requisiciones, consumos y presupuesto asignado para cada oficina. Con la implementación de este sistema de control de inventario, se pretende que en un futuro la empresa pueda automatizar este proceso de requisiciones y que la persona responsable de este proceso pueda enfocarse en temas más productivos que se requieran dentro del área.
Abstract
This improvement plan aims to propose an innovation and enhancement strategy for the Coomeva Cooperative Business Group, one of Colombia's largest cooperatives, which provides health, protection, and financial services to its members.
During a professional internship within the administrative and financial department, an issue was identified regarding the requisition process for cafeteria and office supplies across the 15 offices managed by the Bogotá Regional division. Currently, this process is manual and repetitive, lacking a foundation in real-time or updated inventory data regarding the supplies held by each office. Consequently, the goal is to design an automated inventory control and tracking matrix for each office, enabling the monthly recording, updating, and monitoring of available supplies at every location. In light of this, the improvement plan will enable the Coomeva Group—specifically within the administrative and financial area—to optimize the monthly requisition processes carried out in the Oracle system. It will transform a manual, repetitive task into a more controlled and efficient process, thereby reducing administrative turnaround times. Furthermore, implementing an inventory control system will streamline individual requests and improve the tracking and organization of data concerning requisitions, consumption, and budgets allocated to each office. The implementation of this inventory control system aims to pave the way for the future automation of the requisition process, allowing the staff member responsible for it to focus on more productive tasks required within the department.
Idioma
spa
Palabras clave
Citación
Sánchez Dueñas, J. S. (2026). Automatizar para crecer: control de inventarios como mejora en el grupo Coomeva. [TRabajo de Grado, Universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional