Optimización del Proceso de Atención al Paciente Mediante Automatización en la Óptica Muisca, Tunja
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La presente investigación tiene como propósito proponer un modelo de optimización del proceso de atención al paciente en la Óptica Muisca de Tunja, mediante herramientas de automatización enfocadas en el registro y recordatorio de citas. El diagnóstico evidenció que el proceso manual genera tiempos improductivos, duplicidad de tareas, dependencia del contacto telefónico y riesgo de errores en el seguimiento de la agenda. Para dar respuesta a esta situación, la investigación se desarrolló bajo un enfoque mixto, integrando técnicas como la observación directa, la entrevista al personal administrativo, el estudio de tiempos, el análisis de costos, el diagrama de Pareto, el diagrama de flujo y la matriz DOFA. Estas herramientas permitieron comprender el funcionamiento actual del proceso de atención al paciente e identificar las principales actividades que generan retrasos, reprocesos y costos operativos innecesarios.
A partir de los hallazgos obtenidos, se diseñó un flujo automatizado apoyado en herramientas como SharePoint, Power Automate y Outlook, con el fin de facilitar el registro de citas y el envío oportuno de recordatorios automáticos al paciente. El análisis comparativo entre el proceso manual y automatizado evidenció una mejora significativa en la eficiencia operativa, al reducir el tiempo promedio de atención de 9,63 a 4,40 minutos por paciente. Asimismo, el costo mensual estimado pasó de $1.926.818 a $826.426 COP, lo que representa un ahorro proyectado de $1.100.392 COP mensuales y $13.204.704 COP anuales. Estos resultados evidencian que la automatización contribuye a mejorar la eficiencia operativa, disminuir reprocesos y fortalecer la calidad del servicio en salud visual.
Abstract
The present research aims to propose a model for optimizing the patient care process in the Muisca Optics of Tunja, through automation tools focused on appointment registration and reminder. The diagnosis showed that the manual process generates unproductive times, duplication of tasks, dependence on telephone contact and risk of errors in agenda tracking. To address this situation, the research was developed under a mixed approach, integrating techniques such as direct observation, interview with administrative staff, time study, cost analysis, Pareto diagram, flow diagram and DOFA matrix. These tools made it possible to understand the current functioning of the patient care process and identify the main activities that generate delays, reprocesses and unnecessary operational costs.
Based on the results obtained, an automated flow was designed supported by tools such as SharePoint, Power Automate and Outlook, in order to facilitate appointment registration and timely sending of automatic reminders to the patient. The comparative analysis between the manual and automated process showed a significant improvement in operational efficiency, reducing the average care time from 9.63 to 4.40 minutes per patient. In addition, the estimated monthly cost increased from $1,926,818 to $826,426 COP, representing projected savings of $1,100,392 COP per month and $13,204,704 COP per year. These results show that automation contributes to improving operational efficiency, reducing reprocesses and strengthening the quality of service in visual health.
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spa
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Pacheco Pacheco, D. M. (2026). Optimización del Proceso de Atención al Paciente Mediante Automatización en la Óptica Muisca, Tunja [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás].Repositorio Institucional
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