Informe de practica comunitaria (Diseño de estrategias que mejoren la gestión documental en la alcaldía municipal de sutatausa
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Universidad Santo Tomás
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Este informe presenta una descripción de las actividades que se realizaron dentro de la práctica comunitaria en la Alcaldía Municipal de Sutatausa. Durante los últimos años se ha evidenciado demoras relacionadas en las respuestas oficiales tanto a entidades del estado como al público en general, por tal motivo se propuso la realización de un diagnóstico en el cual se logró identificar las principales problemáticas y debilidades presentes al interior de dicha entidad; para esto se debe tener en cuenta el manejo que se lleva a cabo, en cuanto a la gestión documental, tiempo y calidad de respuesta, a la documentación requerida por habitantes, entidades públicas y privadas que requieren de servicios relacionados con la información promovida por la Alcaldía Municipal.
Por lo anterior, se diseñó un modelo de gestión de documentos para garantizar el buen uso de la gestión archivística, mediante instrumentos, manuales, guías, planes, programas y políticas que faciliten el rendimiento de los funcionarios a la hora de brindar información. Para esto se aplicó la ley 594 de 2000 o ley general de archivos, los resultados de las auditorías realizadas por el AGN y el conjunto de insumos que suministra el AGN; en dicha elaboración se vieron involucrados todos los funcionarios y contratistas, oficinas dependientes y la comunidad en general, con esto se logró una reducción en los tiempos de atención y respuesta en la gestión de trámites de los documentos, y el fácil acceso a la información; todo esto mediante el uso de bases de datos que permiten una respuesta acorde a la necesidad; además de conservar la memoria institucional que juega un papel importante al interior de la administración, disponibilidad y conservación de los documentos. Para lograr todo esto se requirió de la cooperación de todas las dependencias, funcionarios y contratistas de la entidad, donde a partir de encuestas realizadas se obtuvo un panorama general de cuáles eran las principales falencias en la gestión documental, cantidad de documentos generados al año y el uso dado a cada uno de ellos.
Abstract
This report presents a description of the activities that took place within the community practice in the Municipality of Sutatausa. During the last years there have been delays related to the official responses to both state entities and the general public, for this reason it was proposed to carry out a diagnosis in which it was possible to identify the main problems and weaknesses present within said entity; for this, we must take into account the management carried out, in terms of document management, time and quality of response, to the documentation required by inhabitants, public and private entities that require services related to the information promoted by the Municipal Hall.
For this reason, a document management model was designed to ensure the proper use of archival management, through instruments, manuals, guides, plans, programs and policies that facilitate the performance of officials when providing information. To this end, Law 594 of 2000 or general archives law was applied, the results of the audits carried out by the AGN and the set of inputs provided by the AGN; in this elaboration all the employees and contractors, dependent offices and the community in general were involved, with this a reduction in the time of attention and answer in the management of paperwork of the documents, and the easy access to the information was achieved; all this through the use of databases that allow a response according to the need; In addition to preserving the institutional memory that plays an important role within the administration, availability and preservation of documents. To achieve all this required the cooperation of all agencies, officials and contractors of the entity, where from surveys conducted a general picture of what were the main shortcomings in document management, number of documents generated per year was obtained and the use given to each of them.
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spa
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Cano Rincon, M. A. (2019). Diseño de estrategias que mejoren la gestión documental en la alcaldía municipal de sutatausa. Bogota.
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