Optimización de la gestión de condiciones comerciales y fortalecimiento de la transferencia de conocimiento en el área de demoras y devoluciones FCL de DSV Air & sea Colombia
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Este informe presenta la experiencia de práctica profesional desarrollada en DSV Air & Sea Colombia S.A.S., operador logístico global especializado en transporte y soluciones de cadena de suministro, específicamente en el área de Demoras y Devoluciones FCL del departamento de Procurement and Pricing. Durante la práctica se identificó como problemática central la gestión manual, dispersa y poco estandarizada de las condiciones comerciales de los clientes para importaciones marítimas, la cual se realizaba mediante archivos Excel compartidos y comunicaciones por correo electrónico entre las áreas Comercial, Pricing y Demoras. Esta situación generaba errores en el registro de información, desalineación interáreas, reprocesos operativos y una curva de aprendizaje prolongada para nuevo personal, debido a la ausencia de documentación formal de los procesos. Para atender esta problemática, se diseñó e implementó un plan de mejora estructurado en dos ejes complementarios. El primero consistió en la optimización del archivo de condiciones comerciales mediante su rediseño en SharePoint, con campos estandarizados y una estructura preparada para futuras automatizaciones y alertas. El segundo eje se orientó al fortalecimiento de la gestión del conocimiento, a través de la elaboración del DSV R&D Guide, un manual que documenta funciones, procesos y flujos operativos del área. Como resultado, se logró centralizar y estandarizar la información crítica utilizada por múltiples sucursales, reducir errores operativos, mejorar la comunicación interáreas y facilitar significativamente la inducción de nuevo personal, dejando capacidades instaladas que fortalecen la continuidad operativa del área.
Abstract
This report presents the professional internship experience at DSV Air & Sea Colombia S.A.S., a global logistics operator specializing in transportation and supply chain solutions, specifically in the FCL Delays and Returns area of the Procurement and Pricing department. During the internship, the central problem identified was the manual, fragmented, and poorly standardized management of customer commercial terms for maritime imports. This management was carried out using shared Excel files and email communication between the Commercial, Pricing, and Delays departments. This situation led to errors in data entry, interdepartmental misalignment, operational rework, and a prolonged learning curve for new staff due to the lack of formal process documentation. To address this problem, an improvement plan was designed and implemented, structured around two complementary pillars. The first involved optimizing the commercial terms file by redesigning it in SharePoint, with standardized fields and a structure prepared for future automation and alerts. The second focus was on strengthening knowledge management through the development of the DSV R&D Guide, a manual that documents the area's functions, processes, and operational workflows. As a result, critical information used by multiple branches was centralized and standardized, operational errors were reduced, interdepartmental communication was improved, and the onboarding of new personnel was significantly facilitated, leaving behind established capabilities that strengthen the area's operational continuity.
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spa
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Citación
Morales Bohórquez, M. (2026). Optimización de la gestión de condiciones comerciales y fortalecimiento de la transferencia de conocimiento en el área de demoras y devoluciones FCL de DSV Air & sea Colombia. [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional.
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