Plan de Mejora para Practicas Profesionalmente
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Sanchez Coronado, Carol Natalia
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Universidad Santo Tomás
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El presente plan de mejora fue desarrollado a lo largo de seis meses de prácticas profesionales en COLVAN S.A.S., reconocida como una de las principales agencias de aduanas de Nivel 1 en Colombia, con amplia trayectoria en el ámbito del comercio exterior. El proyecto se enfocó en la optimización de la base de datos conocida como estatus VUCE, herramienta clave para el seguimiento y control de los registros y licencias de importación tramitados en el área técnica. Durante la experiencia práctica se identificaron diversas falencias que impactaban la eficiencia de los procesos, entre ellas la desorganización del archivo, la falta de trazabilidad precisa y la dificultad para acceder a información actualizada. Como respuesta a estas problemáticas, se diseñó e implementó una propuesta de mejora que consistió en la reorganización estructural del archivo, la inclusión de nuevas hojas funcionales y la incorporación de un sistema de codificación por colores que permite clasificar visualmente el estado de cada trámite (en elaboración, en revisión, aprobado, negado, etc.). Esta mejora no solo facilita la consulta y el seguimiento en tiempo real, sino que también contribuye a minimizar
errores operativos, optimizar los tiempos de respuesta y fortalecer la trazabilidad documental. Asimismo, el plan contempló acciones complementarias como la actualización de bitácoras individuales, la capacitación del personal involucrado en el uso de la nueva herramienta, y la generación de indicadores para evaluar el impacto del cambio. Esta intervención beneficia tanto al equipo operativo como a los clientes, al garantizar mayor eficiencia, orden y transparencia en los procesos de importación. En definitiva, esta propuesta no solo evidencia la aplicación práctica de los conocimientos adquiridos durante la formación académica en Negocios Internacionales, sino que también representa una contribución concreta al fortalecimiento de la gestión interna de COLVAN S.A.S., promoviendo una cultura de mejora continua, sostenibilidad operativa y compromiso con la calidad del servicio.
Abstract
This improvement plan was developed over a six-month internship at COLVAN S.A.S., recognized as one of the leading Tier 1 customs brokerages in Colombia, with extensive experience in the field of foreign trade. The project focused on optimizing the VUCE status database, a key tool for tracking and controlling import registrations and licenses processed in the technical area. During the internship, several shortcomings were identified that impacted the efficiency of the processes, including file disorganization, lack of precise traceability, and difficulty accessing updated information. In response to these problems, an improvement proposal was designed and implemented. It consisted of a structural reorganization of the file, the inclusion of new functional sheets, and the incorporation of a color-coding system that allows for visual classification of the status of each procedure (in progress, under review, approved, denied, etc.). This improvement not only facilitates real-time consultation and monitoring, but also helps minimize operational errors, optimize response times, and strengthen document traceability. The plan also included complementary actions such as updating individual logs, training staff in the use of the new tool, and generating indicators to evaluate the impact of the change. This intervention benefits both the operational team and clients by ensuring greater efficiency, order, and transparency in the import processes. Ultimately, this proposal not only demonstrates the practical application of the knowledge acquired during the academic training in International Business, but also represents a concrete contribution to strengthening the internal management of COLVAN S.A.S., promoting a culture of continuous improvement, operational sustainability, and commitment to service quality.
Idioma
spa
Palabras clave
Citación
Carol Sanchez, I. E. (2025) Plan de mejora para practicas profesionales. [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás). Repositorio Institucional.
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