Plan de mejora par al optimización en el proceso de registro y seguimiento de candidaturas multilaterales de Colombia
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Este estudio tiene como objetivo optimizar el proceso de registro y seguimiento de candidaturas multilaterales, gestionadas por el Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Institucionales ante Organismos Multilaterales. Se identificó que el registro de Notas Verbales presentaba problemas de trazabilidad, duplicidad de archivos y demoras significativas en la consulta de información, lo cual afectaba la elaboración oportuna de insumos diplomáticos y la
toma de decisiones estratégicas.
Para ello, se realizó una metodología que incluyó un diagnóstico del sistema existente, diseñando un formato estandarizado, complementado con un manual operativo que unifica los criterios de clasificación y archivo. Su implementación permitió evidenciar una reducción del 50 por ciento el tiempo de búsqueda de documentos y una mejora significativa en la organización del archivo, facilitando la consulta de antecedentes, la construcción de ayudas memoria y el seguimiento de compromisos multilaterales.
Se concluye que la estandarización del proceso fortalece la eficiencia administrativa y contribuye al posicionamiento estratégico de Colombia en escenarios de diálogo y negociación multilateral.
Abstract
The objective of this study is to optimize the process of recording and tracking multilateral submissions managed by the Internal Working Group on Institutional Affairs with Multilateral Organizations. It was found that the recording of verbal notes presented issues with traceability, duplicate files, and significant delays in accessing information, which hindered the
timely preparation of diplomatic materials and strategic decision-making.
To address this, a methodology was developed that included an assessment of the existing system, designing a standardized format, complemented by an operational manual that unifies classification and archiving criteria. Its implementation resulted in a 50 percent reduction in document search time and a significant improvement in archive organization, facilitating the retrieval of background information, the creation of briefing notes, and the monitoring of multilateral commitments. It is concluded that standardizing the process strengthens administrative efficiency and contributes to Colombia’s strategic positioning in multilateral dialogue and negotiation settings.
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spa
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Muñoz Bustamante, L. C. (2026). Plan de mejora para la optimización en el proceso de registro y seguimiento de candidaturas multilaterales de Colombia [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás].Repositorio Institucional
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