Propuesta de Mejora Para la Optimización del Seguimiento de los Instrumentos de Cooperación Internacional en la Oficina de Asuntos Internacionales del Invima Mediante Herramientas de Automatización Digital
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Universidad Santo Tomás
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El presente plan de mejora tiene como objetivo fortalecer el proceso de gestión y seguimiento de los instrumentos de cooperación internacional en la Oficina de Asuntos Internacionales del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (INVIMA).
A partir del diagnóstico realizado durante la práctica profesional, se identificó que, aunque la información institucional se encuentra almacenada en un repositorio digital, el seguimiento de los instrumentos y sus fechas de vencimiento se realiza principalmente de manera manual, lo que puede generar riesgos administrativos y dificultades para la consolidación de información estratégica.
En respuesta a esta situación, se propone el diseño de un sistema de trazabilidad y alertas automatizadas mediante el uso de herramientas del ecosistema Microsoft 365, particularmente SharePoint y Power Automate. La propuesta contempla la estandarización de la información mediante metadatos, la automatización de alertas preventivas y la creación de un tablero de control que facilite el monitoreo de los instrumentos de cooperación.
La implementación del plan permitiría optimizar la eficiencia administrativa, fortalecer la trazabilidad institucional y apoyar la gestión estratégica de la cooperación internacional del INVIMA, alineándose con los principios de modernización y transformación digital en la gestión pública.
Abstract
This improvement plan aims to strengthen the management and monitoring process of international cooperation instruments within the Office of International Affairs of the National Institute for Food and Drug Surveillance (INVIMA).
Based on the diagnosis conducted during the professional internship, it was identified that although institutional information is stored in a digital repository, the monitoring of agreements and their expiration dates is mainly carried out manually, which may generate administrative risks and difficulties in consolidating strategic information.
In response to this situation, the proposal consists of designing a traceability and automated alert system using tools from the Microsoft 365 ecosystem, particularly SharePoint and Power Automate. The proposal includes the standardization of information through metadata, the automation of preventive alerts, and the creation of a dashboard to facilitate monitoring of cooperation instruments.
The implementation of this plan would optimize administrative efficiency, strengthen institutional traceability, and support the strategic management of
international cooperation at INVIMA, in line with public sector digital transformation initiatives.
Idioma
spa
Palabras clave
Citación
Palencia Ortiz, J. E. (2026). Propuesta de Mejora Para la Optimización del Seguimiento de los Instrumentos de Cooperación Internacional en la Oficina de Asuntos Internacionales del Invima Mediante Herramientas de Automatización Digital [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás].Repositorio Institucional
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