Plan de mejora continua en la gestión documental articulado con los lineamientos del MECI, mediante el uso de la metodología de Marco Lógico para la futura implementación en el sistema de control interno de la alcaldía del municipio de Palmar-Santander.
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Guecha Gonzalez, Jonatan Smit
Solano Quintero, Yonfer Yesid
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Universidad Santo Tomás
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La administración de Palmar (S) es una entidad gubernamental jerarquizada como municipio de sexta categoría, por lo que dentro del presupuesto asignado cuenta con unos recursos limitados para su funcionamiento. Este proyecto de investigación comprende la implementación de un plan de mejora continua para la gestión documental puesto que dentro de la operatividad organizacional se evidenció serios inconvenientes en el manejo de archivo y documentación institucional dado que no se cuenta con el adecuado control, por lo que existen archivos mezclados por no aplicar de manera correcta las tablas de retención documental, procesos y procedimientos sin seguimiento alguno lo que genera información duplicada y/o perdida.
Con la evaluación EX ANTE se pudo aprobar la alternativa para la adopción de un plan de mejora continua gracias a que, una vez revisada la pertinencia, factibilidad y viabilidad, este proyecto contó con el mejor puntaje. En el presente trabajo se planteó un plan de mejora atendiendo a las problemáticas que resultan propias de la gestión documental dentro de la Alcaldía municipal de Palmar Santander, articulado con los lineamientos MECI, con la ayuda metodología de Marco lógico y el ciclo PHVA como herramienta para coadyuvar con la estructuración del plan de mejora continua, de manera que, al implementarse, pudiesen ser identificados los riesgos presentes en los procedimientos de gestión documental. Por lo que en la siguiente fase se prosiguió con la realización de la caracterización de los procesos y procedimientos que ejecuta cada dependencia, donde se evidenciaron falencias en el manejo de la documentación (pérdida de documentos, falta de firmas y vistos buenos, procesos sin trazabilidad, archivos incompletos con justificaciones técnicas blandas, desconocimiento de la correcta implementación de las TRD), en este sentido se diseñaron estrategias que apuntaron a la mejora acorde a los 5 componentes del MECI (Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control, Información y Comunicación y Actividades de Monitoreo). Esta herramienta final que contiene la estructuración para la planificación, ejecución, verificación y seguimiento de sus procesos, permite a la administración municipal estar alerta ante posibles incumplimientos procedimientos, gracias a las auditorías previas e internas realizadas por la organización lo que permitirá encontrar fallas o falencias en las acciones desarrolladas y que podrán ser corregidas por la entidad a tiempo, y así, estar lista para las revisiones externas hechas por entes de control ajenos al ente territorial.
Abstract
The ex ante evaluation was able to approve the alternative for the adoption of a continuous improvement plan thanks to the fact that, after reviewing its relevance, feasibility, and viability, this project obtained the highest score. In this work, an improvement plan was proposed addressing the problems inherent to document management within the Palmar Santander Municipal Government. articulated with the MECI guidelines with the help of the Logical Framework methodology and the PDCA cycle as a tool to assist in the structuring of the continuous improvement plan, so that, once implemented, the risks present in document management procedures could be identified. Therefore, in the next phase, the characterization of the processes and procedures executed by each department continued, where deficiencies in documentation management were evident (loss of documents, lack of signatures and approvals, processes without traceability, incomplete files with soft technical justifications, lack of knowledge of the correct implementation of the TRD). In this sense, strategies were designed that aimed at improvement according to the 5 components of the MECI (Control Environment, Risk Assessment, Control Activities, Information and Communication, and Monitoring Activities). This final tool, which contains the structuring for the planning, execution, verification, and monitoring of its processes, allows the municipal administration to be alert to possible procedural non-compliance. Thanks to the prior and internal audits carried out by the organization, which will allow it to find faults or shortcomings in the actions developed and that can be corrected by the entity in a timely manner, thus being ready for external reviews carried out by control entities outside the territorial entity.
Idioma
spa
Palabras clave
Citación
Guecha González, J. S., Solano Quintero, Y. Y. (2026) lan de mejora continua en la gestión documental articulado con los lineamientos del MECI, mediante el uso de la metodología de Marco Lógico para la futura implementación en el sistema de control interno de la alcaldía del municipio de Palmar-Santander [Tesis de posgrado] Universidad SAnto Tomás, Bucaramanga, Colombia