Diseño e implementación de una solución automatizada para la gestión de participación en proyectos
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Herrera Sarmiento, Nicolas
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Universidad Santo Tomás
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Este trabajo documenta el diseño e implementación de una solución automatizada para gestionar el inventario de participación de personas en proyectos dentro de Claro Colombia. El proceso previo se realizaba manualmente en Excel (más de 550 filas), con consolidación por correo electrónico, lo que generaba demoras, errores de registro y riesgo de sobreasignación (>100%) de colaboradores. La propuesta se basa en Microsoft Power Platform: una interfaz en Power Apps conectada a SharePoint/Excel para el registro y consulta; flujos en Power Automate para trazabilidad, notificaciones y monitoreo semanal de sobreasignación; e integración de un chatbot (‘Pablito’) como apoyo a consultas frecuentes. Metodológicamente, se aborda como estudio de caso con enfoque mixto, utilizando entrevistas, pruebas de usabilidad y análisis de logs. se anticipa la reducción de tiempos operativos, la mejora en la calidad de datos y el fortalecimiento de la toma de decisiones mediante información centralizada y trazable. El documento presenta la arquitectura, los flujos clave, las pantallas de la solución y lineamientos para su validación y escalamiento.
Abstract
This thesis presents the design and implementation of an automated solution to manage the inventory of people’s participation across projects at Claro Colombia. The previous process was handled manually in Excel (550+ rows) and consolidated via email, leading to delays, data-entry errors, and the risk of staff over-allocation (>100%). The proposal leverages Microsoft Power Platform: a Power Apps interface connected to SharePoint/Excel for data entry and retrieval; Power Automate flows for traceability, notifications, and weekly over-allocation monitoring; and a chatbot (“Pablito”) to support common queries. Methodologically, this is a case study with a mixed approach, combining interviews, usability testing, and log analysis. Expected outcomes include reduced operational time, improved data quality, and better decision-making through centralized and traceable information. The document details the architecture, key workflows, UI screens, and guidelines for validation and future scaling.
Idioma
spa
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Citación
Herrera Sarmieto, N. (2025). Diseño e implementación de una solución automatizada para la gestión de participación en proyectos. [Trabajo de Grado, Universidad Santo Tomás]. Repositorio Institucional
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